الوصايا العشرون لإتقان الوودر-أحمد الحربي


كاتب الموضوع
أبوالحارث
مشاركات: 126
اشترك في: جمادى الأولى 1432

رد: الوصايا العشرون لإتقان الوودر-أحمد الحربي

مشاركة بواسطة أبوالحارث » الخميس 17 جمادى الأولى 1432هـ (21-4-2011م) 12:52 am

العروض
طرق استعراض Word

هناك أربع طرق أساسية لعرض المستند وكل طريقة لها خواصها واستخداماتها .. كل ذلك من أجل جعل مستخدم Word يتمتع برؤية المستند من جهات عدة واستخدامه من أكثر من طريق والوصول إلى ما يريد بأسرع الطرق . وهذه الطرق هي :

1- طريقة العرض العادي 2- طريقة عرض تخطيط الطباعة 3- طريقة عرض مخطط تفصيلي 4- عرض تخطيط ويب

= طريقة العرض العادي :

خواص هذه الطريقة :

1- الرؤية الواضحة للنصوص وبهذا تريح نظرك من التدقيق ، لذا تصلح هذه الطريقة للكتابة

2- لا يقوم Word في هذا العرض بإعادة تعيين فواصل الصفحات مما يعطيك السرعة المطلوبة

3- يجعل Word فواصل الصفحات الآلية (التي يقوم بها Word) عبارة عن خط منقط

4- يجعل Word فواصل الصفحات اليدوية (التي تعملها بنفسك) عبارة عن خط منقط بداخله كلمة (فاصل صفحات)

5- يجعل Word فواصل المقاطع عبارة عن خطين مزدوجين

6- إظهار ورؤية الحواشي السفلية والتعليقات الختامية على الشاشة جنباً إلى جنب

7- التنقل بين المتن والحاشية بكل يسر وسهولة وسرعة

8- التحكم في (فاصل ومتابعة وإعلام) الحواشي السفلية

9- عرض الحواشي دفعة واحدة مما يتيح لك تنسيقها كيفما تشاء .

10- عرض المستند قريباً من شكله عند الطباعة .

ما لا يمكنك عمله مع العرض العادي :

1- إذا كان في المستند حروف استهلالية مسقطة لن يظهرها بشكلها الصحيح

2- إذا أردت الانتقال إلى (رأس وتذييل الصفحة) سينتقل بك Word إلى العرض (تخطيط الطباعة) فوراً ويعرض لك رأس وتذييل الصفحة من خلاله .. ثم إذا أغلقت رأس وتذييل الصفحة ستعود إلى العرض العادي

3- إذا كنت في هذا العرض وشريط (الرسم) غير ظاهر وأردت إظهاره سينتقل بك Word إلى العرض (تخطيط الطباعة) فوراً ويعرض لك شريط الرسم ويمكنك العودة إلى العرض العادي مصطحباً معك شريط الرسم .

لوضع المستند في طريقة العرض العادي :

أ- من قائمة (عرض) اختر (عادي) وبطريقة أسرع اضغط على المفاتيح التالية بالتتابع من اليسار لليمين (ع + ع + Alt)

ب- وبطريقة أسرع وأسرع اضغط على Ctrl+Alt+N

ج- أو انقر بزر الماوس على زر (عرض عادي) في أسفل نافذة الـ Word على شريط التمرير الأفقي

حذف الصفحات : يمكنك حذف صفحة عن طريق حذف الخط الفاصل والذي يظهر بداخله كلمة (فاصل صفحات) أو خط منقط من غير هذه الكلمة : ظلل الخط ثم اضغط مفتاح Delete أو من غير تظليل اجعل المؤشر عند أوله ثم اضغط مفتاح Delete

نسخ/لصق فاصل الصفحات : ظلل الخط ثم انسخه وألصقه في المكان المناسب حذف/نسخ/لصق المقاطع : تماماً مثل حذف الصفحات

الحواشي :

تعد طريقة العرض العادي من أفضل الطرق لعرض الحواشي

لإظهار الحاشية : من قائمة (عرض) اختر (الحواشي السفلية) أو اضغط على المفاتيح التالية بالتتابع من اليسار لليمين ح + ع + Alt

تنبيه : لا يمكن إظهار الحاشية إلا إذا احتوى المستند على حاشية واحدة على الأقل وإلا سيظهر أمر (الحواشي السفلية) في قائمة (عرض) غير نشط

إلماحة : للانتقال بين المتن والحاشية : اضغط مفتاح F6

للوصول إلى فاصل الحواشي : ويعني فاصل الحواشي الافتراضي لصفحة ليس لحواشيها تكملة في الصفحة التالية .. انقر القائمة بجانب زر (إعادة التعيين) في الحاشية واختر منها (فاصل الحواشي السفلية) للوصول إلى فاصل متابعة الحواشي : ويعني الفاصل الذي سيضعه Word في الصفحة الثانية دليلاً على أن هذه الحاشية تابعة للصفحة السابقة .. انقر القائمة بجانب زر (إعادة التعيين) في الحاشية واختر منها (فاصل متابعة الحواشي السفلية)

للوصول إلى إعلام بمتابعة الحواشي : ويعني الفاصل الذي سيضعه Word في الصفحة الحالية دليلاً على أن هذه الحاشية لم تكتمل وأن لها تكملة في الصفحة التالية .. انقر القائمة بجانب زر (إعادة التعيين) في الحاشية واختر منها (إعلام بمتابعة الحواشي السفلية)

إلماحة : قد تكون هذه الفواصل على أشكال مختلفة مثلاً ( أسهم ، صور ، خطوط ، رموز ، كلمات ... أو أي شيء آخر )

إلماحة : زر (إعادة تعيين) يتيح لك الرجوع إلى الوضع الافتراضي لـ(فاصل/متابعة/إعلام بمتابعة) الحواشي السفلية .. للرجوع إلى الافتراضيات يجب عليك قبل نقر زر (إعادة التعيين) اختيار أحد الفواصل الثلاث ثم نقر الزر .. لأن Word لا يتيح لك الرجوع إلى الافتراضيات في نقرة واحدة لذا يجب عليك اختيارها واحدة واحدة ونقر الزر

التعليقات الختامية : هي التي تكون في نهاية المستند وليس في نهاية الصفحة .. افعل معها كما تفعل مع الحواشي السفلية من (الفواصل والمتابعة والإعلام بالمتابعة)

إلماحة : إذا احتوى المستند على حواشي سفلية وتعليقات ختامية واخترت من قائمة(عرض) (حواشي سفلية) ستنبثق رسالة تخيرك بين إظهار الحواشي أو التعليقات .. لذا لا يمكنك عرضهما جميعاً في آن واحد .

إلماحة : للتبديل بين الحواشي والتعليقات : اختر (كافة الحواشي السفلية) لعرض كل ما يتعلق بالحواشي السفلية .. واختر (كافة التعليقات الختامية) لعرض كل ما يتعلق بالتعليقات الختامية

إلماحة : يمكنك تضييق الفراغ بين الفاصل والمتن عن طريق تصغير التباعد بين الأسطر .. من قائمة (تنسيق) ثم (فقرة) ثم انقر زر تبويب (المسافات البادئة والتباعد) ثم اختر تباعد الأسطر (تام) من قائمة (تباعد الأسطر) وضع قيمة صغرى في خانة (بقدر) (افتراضياً 12 نقطة)

إلماحة : يمكنك تكبير ناحية المتن أو الحاشية عن طريق وضع الماوس على الحد الفاصل بينهما وسحبه إلى الأعلى أو إلى الأسفل

طريقة عرض تخطيط الطباعة

خواص هذه الطريقة :

1- تظهر المستند تماماً كما سيخرج عند الطباعة فيظهر كل شيء في مكانه الصحيح عند الطباعة .

2- تعطيك رؤية أوضح للمستند وصفحاته للإخراج النهائي

3- لا يصلح هذا العرض للكتابة فإن Word يقوم بتعيين فواصل الصفحات والأسطر والحواشي وغيرها مما يجعله بطيئاً .

لوضع المستند في طريقة العرض تخطيط الطباعة:

أ- من قائمة (عرض) اختر (تخطيط الطباعة) وبطريقة أسرع اضغط على المفاتيح التالية بالتتابع من اليسار لليمين (ت + ع + Alt)

ب- وبطريقة أسرع وأسرع اضغط على Ctrl+Alt+P

ج- أو انقر بزر الماوس على زر (عرض تخطيط الطباعة) في أسفل نافذة الـ Word على شريط التمرير الأفقي

إلماحة : إذا كنت في نهاية الصفحة الحالية وتريد الانتقال إلى الصفحة التالية متجاوزاً الحواشي فاجعل المؤشر (الإدخال) في نهاية السطر الأخير واضغط مفتاح (سهم يسار) .. إذا كنت في بداية الصفحة الحالية وتريد الانتقال إلى الصفحة السابقة متجاوزاً الحواشي فاجعل المؤشر (الإدخال) في بداية السطر الأول واضغط مفتاح (سهم يمين) ..

طريقة عرض مخطط تفصيلي :

خواص هذا العرض :

1- يتيح لك كتابة العناوين الرئيسية والفرعية بكل يسر وسهولة ، فبإمكانك طي العنوان الرئيسي ليأخذ معه أبناءه (العناوين الفرعية) ويكون هو الظاهر أمامك .

2- لا بد أن تكون مستخدماً الأنماط القياسية لـ Word حتى يمكنك استخدامه على الوجه الأمثل أما لو استخدمت الأنماط المنشأة من قبلك فلن يمكنك الاستفادة من إمكانياته

3- يعرض لك شريط أدوات خاص به يتيح لك الوصول إلى ما تريد بأقصر الطرق

4- إدراج مستندات ثانوية ضمن المستند الحالي .

لوضع المستند في طريقة العرض التفصيلي :

أ- من قائمة (عرض) اختر (مخطط تفصيلي) وبطريقة أسرع اضغط على المفاتيح التالية بالتتابع من اليسار لليمين (م + ع + Alt)

ب- وبطريقة أسرع وأسرع اضغط على Ctrl+Alt+O

ج- أو انقر بزر الماوس على زر (عرض مفصل) في أسفل نافذة الـ Word على شريط التمرير الأفقي

الأنماط القياسية :

هي التي تبدأ من Heading1 إلى Heading8 فرقم 1 هو الرئيسي للتي يليه وهكذا لكل رقم مع الذي يليه (راجع درس الأنماط)

شريط الأدوات : يحتوي شريط الأدوات الخاص بالعرض التفصيلي على ما يلي : الأسهم (أعلى وأسفل) يتيحان لك تحريك الفقرة إلى أعلى أو إلى أسفل

إلماحة : من لوحة المفاتيح اضغط Alt+Shift مع مفتاح سهم أعلى للتحريك للأعلى ، و Alt+Shift مع مفتاح سهم أسفل للتحريك للأسفل

الأسهم (يمين ويسار مفردين) يتيحان لك وضع الفقرة إلى النمط الأعلى أو إلى النمط الأدنى .. فإذا كانت الفقرة الحالية على نمط Heading3 وأردت وضعها في نمط Heading2 اضغط سهم يمين .. وإذا أردت وضعها في نمط Heading4 اضغط سهم يسار ،

إلماحة : من لوحة المفاتيح اضغط Alt+Shift مع مفتاح سهم يسار للنمط الأعلى ، و Alt+Shift مع مفتاح سهم يمين للنمط الأدنى

الأرقام من 1إلى 7 تتيح لك عرض المستويات(الأنماط) المعتمدة على الرقم المختار ، اضغط الرقم 3 ليعرض لك المستويات المعتمدة على النمط Heading3 فقط

إلماحة : اضغط زر (الكل) للعودة إلى عرض جميع الأنماط

إلماحة : الزر ذو الخطوط يعني عرض السطر الأول من الفقرة (المستوى)(النمط) فقط ، أو اضغط Alt+Shift+L بشكل تبادلي

إلماحة : الزر ذو الحرف(A) تبادلي بين عرض التنسيق وبدونه

المستندات الثانوية :

لعرض ملفات خارجية في مستند واحد مع بقائها في ملفاتها استخدم (المستندات الثانوية) .. تظهر فائدة المستندات الثانوية فيما لو قمت بتقسيم البحث مثلاً إلى عدة أقسام

من شريط أدوات (العرض التفصيلي) انقر زر (إدراج مستند ثانوي) إنه يبدو على شكل ورقتين صغير وكبيرة بسهم بينهما سيفتح لك Word نافذة إدراج مستند ثانوي اختر الملف المطلوب

إلماحة : بإمكانك توسيع المستند الثانوي ليعرض لك ما بداخله ، استخدم الزر التبادلي (توسيع المستندات الثانوية) للتوسيعها ، ولطيها استخدم نفس الزر ..

إلماحة : عند الطي تكون المستندات الثانوية على شكل ارتباط تشعبي

إلماحة : يمكنك تأمين المستند حتى لا تقوم بتحريك المستويات أو نقلها في وضع آخر من غير قصد ، انقر زر (تأمين المستند) الذي يبدو كقفل ستجد أن Word قد قام بإقفال أزرار الأسهم فقط

إلماحة : لحذف مستند ثانوي : ضع مؤشر الإدخال في داخل المستند الثانوي ثم انقر زر (إزالة مستند ثانوي) في شريط أدوات العرض التفصيلي ، سيقوم Word بحذف الارتباط ويبقي المستند الثانوي بداخل المستند الرئيسي كجزء منه لا كمستند ثانوي

إلماحة : يمكنك إنشاء (مستند ثانوي) جديداً ، ضع المؤشر داخل الفقرة المعتمدة على أحد أنماط Word القياسية ثم انقر زر(إنشاء مستند ثانوي) والذي يبدو كصفحة في شريط الأدوات

عرض تخطيط ويب :

ويهتم بما يخص إنشاء صفحات إنترنت

من قائمة (عرض) اختر (تخطيط ويب) أو اضغط على المفاتيح التالية بالتتابع من اليسار لليمين (خ + ع + Alt) ..


هناك عروض أخرى فرعية تدخل ضمناً تحت العروض الأساسية السابقة :

1- عرض الانقسام :

قد تحتاجه أحيانا وهو جعل Word ينقسم على نفسه قسمين تماماً مثل انقسام الحواشي والمتن في عرض (عادي) : هذا الانقسام يجعل Word ينقسم إلى قسمين كل قسم مستقل عن الآخر في التصفح .. من قائمة (إطار) اختر (انقسام) سيتحول مؤشر الماوس إلى سهمين على خط عريض ثم قم بالنقر في المكان الذي تريد أن يبدأ الانقسام .. الآن قم باستعراض القسم العلوي سيكون منفصلاً عن القسم السفلي والعكس صحيح

للإلغاء الانقسام : انقر نقراً مزدوجاً على الخط الفاصل .

للانتقال بين القسمين : اضغط مفتاح F6

فكرة : لكي تذهب إلى مكان آخر من المستند بينما تبقي الصفحة الحالية مشاهدة فقم باستخدام طريقة العرض هذه

2- عرض المعاينة قبل الطباعة :

وتحتاجه لمعاينة المستند

من قائمة (ملف) اختر (معاينة قبل الطباعة) .. أو اضغط على المفاتيح التالية بالتتابع من اليسار لليمين (ة + م + Alt) .. أ و اضغط مفاتيح Ctrl+F2

إلماحة : للخروج من عرض المعاينة اضغط مفتاح Esc

إلماحة : لعرض صفحات أكثر في هذا الوضع : انقر زر (صفحات متعددة) في شريط الأدوات والذي يبدو كمربع به أربعة نوافذ ، انقر ثم اسحب الماوس وستمتد معك النوافذ لتصل إلى حد أقصى 24 صفحة إلماحة : لعرض الصفحات دفعة دفعة اضغط مفتاح PageDown إلى الصفحات التالية ، مفتاح PageUp إلى الصفحات السابقة

3- عرض (خريطة المستند)

يتيح لك هذا العرض التنقل بين أجزاء المستند معتمداً على الأنماط .. فهو يعرض لك العناوين وبنقرة واحدة منك ينقلك إليه .. ولكن ليكن في اعتبارك أنه لا يتعرف على الأنماط المنشأة من قبلك وإنما يعتمد على الأنماط القياسية الخاصة بـ Word

من قائمة (عرض) اختر (خريطة المستند) أو اضغط على المفاتيح التالية بالتتابع من اليسار لليمين (ط + ع + Alt) ..

4- عرض (ملء الشاشة) :

يتيح لك رؤية المستند بكامل الشاشة ويخفي عنك القوائم وأشرطة الأدوات

من قائمة (عرض) اختر (ملء الشاشة) أو اضغط على المفاتيح التالية بالتتابع من اليسار لليمين (ء + ع + Alt) ..

للخروج من هذا العرض اضغط مفتاح Esc

5- عرض (الخط التمهيدي) :

تجوّزاً نسميه عرضاً وإلا هو تغيير في الخط والتنسيق فقط .. يقوم Word باستخدام الخط الطباعي الخاص به مما يجعل الكتابة والتحرير والتصفح فيه أكبر وأفضل .. استخدم هذا العرض إذا كنت سريعاً جداً في الكتابة .. مع الأخذ في الاعتبار أن هذا الخط لا يمكن استخدامه إلى في طريقة عرض (عادي) و(العرض التفصيلي) فقط ،

من قائمة (أدوات) ثم (خيارات) انقر زر تبويب (عرض) ثم ضع علامة (صح) لخانة اختيار (خط تمهيدي) ولإلغائه أزل علامة (صح) منه

6- عرض الحروف الغير مطبوعة :

وهي التي يختص بها Word ويبني عليها تنسيقاته كعلامات الفقرات والمسافات وعلامات الجدولة وغيرها ، هذه الحروف والعلامات لا يقوم Word بطباعتها

قد تحتاج إلى استخدام هذا العرض من أجل التدقيق البصري في المستند لملاحظة المسافات المزدوجة في حين أنك تريد مسافة واحدة فقط وعلامات الجدول التي لا تريدها ... الخ

من شريط الأدوات القياسي انقر زر (إظهار/إخفاء) تجده بجانب (تكبير/تصغير) المئوي ، أو اضغط Ctrl+Shift+* (النجمة الكائنة مع رقم 8 في صف الأرقام) بالتبادل للإظهار والإخفاء




كاتب الموضوع
أبوالحارث
مشاركات: 126
اشترك في: جمادى الأولى 1432

رد: الوصايا العشرون لإتقان الوودر-أحمد الحربي

مشاركة بواسطة أبوالحارث » الخميس 17 جمادى الأولى 1432هـ (21-4-2011م) 12:53 am

10- استخدم ( دمج المراسلات ) لإنشاء آلاف النسخ من رسالة واحدة بضغطة زر واحدة .. دون أن تقوم بنسخ ولصق يتطلب منك العمل الشاق الكثير


دمج المراسلات Mail Merge

يعتبر دمج المراسلات من الميزات الرائعة في Word .. فهو يقوم باستنساخ البيانات وطباعتها مضيفاً إليها المرسل إليهم .. وبالمثال يتضح المقال ..

تخيل أخي الكريم أن لديك رسالة مكونة من صفحة واحدة مثلاً وتريد إرسالها إلى أصدقائك البالغ عددهم 20 صديقاً وفياً ، فبالطريقة التقليدية ستقوم بالآتي :

1- كتابة الرسالة كاملة وتنسيقها

2- كتابة اسم الصديق الأول وعنوانه ( رقم الهاتف ، البريد الألكتروني ، العمل ) ثم تقوم بنسخها 20 مرة

3- تقف عند اسم الصديق في النسخة الثانية وتغير اسمه للصديق الثاني وعنوانه أيضاً ، وهكذا للبقية

ستقول هذه عملية سهلة ، إذن لماذا كل هذا الضجيج ، ولكن تأمل إنهم عشرون صديقاً فقط أي عشرون نسخة

مثال آخر :

طلب منك مدير المدرسة طباعة شهادة شكر وتقدير للعاملين في المدرسة من معلمين وإداريين أو شهادة شكر وتقدير للطلاب البالغ عددهم 500 طالب ، ستقوم بالخطوات السابقة ولكن ستقف عند الخطوة رقم 3 السابقة خمسمائة مرة ، هذا يعني أنك لو وقفت عند كل واحد نصف دقيقة ستمضي أكثر من 4 ساعات متواصلة في إنجازها

ربما تقول سأصبر وأتحمل فالهمة العالية لا تعرف الكلل ولا الملل .. حسناً ، ولكن تأمل إنها خمسمائة فقط

مثال ثالث :

لو طلب منك أن تقوم بطباعة شهادة كالسابقة ولكن لجامعة من الجامعات وعلى وجه السرعة ، فماذا ستفعل ؟ وأنت تعرف أن طلاب الجامعة تكون أعدادهم بالآلاف

لذا ، فإن الطريقة اليدوية لا تخدمك أبداً في مثل هذا وستتعب وتتعب والفائدة المرجوة قليلة جداً في مقابل الجهد الذي قمت به . أما مع دمج المراسلات فالأمر يختلف فإنه يقوم بالعملية بدلاً عنك وأنت تشرب فنجاناً من الشاي المنعنش بالنعناع الحساوي ما عليك إلا أن تفعل الآتي :

1- كتابة الرسالة وتنسيقها .

2- كتابة الأسماء والعناوين في جدول في الـ Word أو في معالج دمج المراسلات ، أو في قاعدة بيانات آكسس مثلاً .

ثم يقوم معالج دمج المراسلات بإنشاء النسخ وكتابة الأسماء والعناوين لكل نسخة

إلماحة : بالنسبة لطلاب الجامعات ومدارس وزارة التعليم فالأمر سهل جداً جداً ستجد الأسماء قد سبق إدخالها في قواعد بيانات ما عليك إلا تنسيق المستند ثم استخدام دمج المراسلات ، ولن تتجاوز العملية ثلاث دقائق في أسوأ الحالات

ما رأيك ؟ أليس دمج المراسلات أفضل بكثير من قضاء أربع ساعات بل أيام في شيء غير ذي بال

ملاحظة: حديثي هذا إلى كل من يتعامل مع الـ word ولا يعرف البرمجة ، أما المبرمجون فإنهم يستطيعون عمل ذلك بكل سهولة من خلال برامجهم فالدمج البريدي فيه ريحة من البرمجة ، وما عليهم إلا أن يقوموا :

1- كتابة المستند وتنسيقه

2- وضع إشارات مرجعية أو جدول أو إنشائه من خلال الكود

3- استخدام DAO أو ADO للوصول إلى الأسماء في قاعدة البيانات ومن ثم إرسالها إلى المستند المنسق وطباعتها من هناك عن طريق VB ( لا تشغل نفسك بمعرفة DAO و ADO إن لم يكن لديك عزم بتعلم البرمجة )

من أين يأخذ بياناته :

1- إدخال مباشر في خانات دمج المراسلات

2- من جدول في Word

3- من جدول أو استعلام في قاعدة بيانات ، Access مثلاً

=======

من قائمة (أدوات) اختر (دمج المراسلات) أو اضغط بالتتابع من اليمين لليسار المفاتيح التالية (ت + د + Alt) سيفتح word نافذة (مساعد دمج المراسلات) ستجد أنها تحتوي على ثلاث خطوات مرقمة .

الخطوة 1 :

(المستند الأساسي) انقر الزر (إنشاء) سينسدل بقائمة تحتوي على الآتي :

رسائل نموذجية : كالخطابات مثلاً والتهاني .. وغيرها ، سيتم وضع سجلات مصادر البيانات لكل سجل مع نسخة من الرسالة في صفحة واحدة

بطاقات عنونة بريدية : ، سيتم وضع سجلات مصادر البيانات لكل سجل مع نسخة من الرسالة في صفحة واحدة

مغلفات : لإنشاء مغلف

نشرة مصورة : سيتم وضع سجلات مصادر البيانات مع النشرة في صفحة واحدة

(استعادة إلى مستند word عادي) : هذا الخيار (غير نشط) في الوقت الحالي لكون المستتند ليس إلى الآن لا يعد مستند دمج مراسلات ولكن بعد ذلك سيكون نشطاً ليمكنك من التراجع عن المستند الذي قمت بإعداده لدمج المراسلات من مستند دمج مراسلات إلى مستند word عادي

إلماحة : إياً ما اخترت من القائمة ستنبثق لك رسالة تخيرك بين إجراء الدمج على المستند الحالي (الإطار النشط) أو لمستند جديد (مستند أساسي جديد) ، أياً ما اخترت فسيقوم word بإظهار زر (تحرير) وتنشيط زر الخطوة الثانية (مصدر البيانات)

إلماحة : إذا اخترت (الإطار النشط) سيفهم word أنك تريد استخدام المستند الحالي للدمج ويقوم بتنشيط الزرين (تحرير) و( مصدر البيانات) ، وإذا اخترت (مستند أساسي جديد) سيقوم word بإنشاء مستند جديد لتضع فيه ما تختاره من (الخطوة الأولى) ، انقر زر (تحرير)

إلماحة : إذا احتجت لتحرير المستند قبل إكمال عملية الدمج انقر زر (تحرير) ليقوم word بإغلاق نافذة (مساعد دمج المراسلات) ويعود بك إلى المستند الحالي لتحريره مصطحباً معه شريط أدوات (دمج المراسلات) ، وبإمكانك الرجوع إلى نافذة (مساعد دمج المراسلات) مرة أخرى لإكمال عملية الدمج من خلال نقر زر (مساعد دمج المراسلات) في الشريط

الخطوة2 :

(مصدر البيانات) وتعني من أين يأخد معالج دمج المراسلات بياناته ليدرجها في كل نسخة . انقر زر (إحضار البيانات) ستنبثق قائمة بالآتي :

إنشاء مصدر البيانات ، فتح مصدر البيانات ، استخدام دفتر العناوين ، خيارات الرأس

1- الطريقة الأولى لمصدر البيانات : إدخال مباشر في خانات دمج المراسلات (إنشاء مصدر البيانات)

إذا اخترت هذا سيقوم word بإنشاء مصدر بيانات من خلال معالج دمج المراسلات ، وهو هنا ما ستقوم باعتماده في هذه النافذة والتي ستجد فيها قائمة بعنوان (أسماء الحقول في صف الرأس) هذه الحقول عبارة عن صفوف ستقوم في الخطوة الثانية بتعبئتها بالأسماء والعناوين كما اخترت من الحقول .

إلماحة : لحذف حقل لا تريده أن يكون من ضمن مصدر البيانات ، من قائمة (أسماء الحقول في صف الرأس) قم بتحديده ثم انقر زر (إزالة اسم الحقل)

إلماحة : لإضافة اسم حقل جديد كما ترغب ، اكتب اسم الحقل الجديد في خانة (اسم الحقل) ثم انقر زر (إضافة اسم الحقل)

إلماحة : لتقديم أو تأخير حقل ، حدد الحقل في قائمة (أسماء الحقول في صف الرأس) ثم انقر زري (تحريك)

انقر زر (موافق) سيقوم word بفتح نافذة (حفظ بإسم) لتحفظه باسم جديد ، ثم يعود إليك برسالة منبثقة بها زران (تحرير مصدر البيانات) و(تحرير المستند الأساسي) ، اختر (تحرير مصدر البيانات) ليفتح لك نافذة (نموذج بيانات) وبها الحقول التي تم اختيارها ، وهذه الحقول تكوِّن بمجموعها سجلاً واحداً لشخص واحد مثلاً ومن خلالها تستطيع القيام بالآتي : (السجل هو عبارة عن بيانات شخص واحد مثلاً )

1- إضافة سجل جديد لإضافة بيانات شخص جديد ، انقر زر (إضافة سجل جديد)

2- حذف سجل موجود ، انقر زر (حذف)

3- التراجع عن التغييرات التي أجريتها في البيانات ، انقر زر (استعادة)

4- البحث عن البيانات في حقل معين انقر زر (بحث) ثم اكتب ما تريد البحث عنه في النافذة المنبثقة

5- عرض المصدر ، ليفتح لك word مستنداً جديداً يضع فيه جدولاً بالبيانات التي اخترتها مصطحباً معه شريط أدوات خاص هو شريط أدوات (قاعدة بيانات) ، انقر زر (عرض المصدر)

إلماحة : من خلال هذا الشريط تستطيع عمل ما يلي :

1- ترتيب الأسماء تنازلياً من 9 إلى صفر ومن الياء إلى الألف ومن Z إلى A ، انقر زر (فرز تنازلي) ، أو تصاعدياً من صفر إلى 9 ، ومن الألف إلى الياء ، ومن A إلى Z ، انقر زر (فرز تصاعدي)

2- الرجوع إلى نافذة (نموذج بيانات) لإدخال اسم جديد ، انقر زر (نموذج بيانات)

3- إضافة حقل جديد ، انقر زر (إدارة الحقول)

4- إضافة سجل جديد لكتابة اسماء جديدة في الجدول مباشرة ، انقر زر (إضافة سجل جديد)

5- حذف سجل موجود ، انقر زر (حذف سجل)

6- البحث عن سجل لحذفه أو التعديل فيه ، انقر زر (البحث عن سجل)

7- الرجوع للمستند الأصلي ، انقر زر (المستند الأساسي في دمج المراسلات)

8- إدراج قاعدة بيانات ( سنتحدث عنها في حينها)

2- الطريقة الثانية لمصدر البيانات : جلب البيانات (فتح مصدر البيانات)

إذا اخترت هذا سيقوم word بفتح نافذة (فتح مصدر البيانات) :

إلماحة : عند اختيارك لفتح المصدر يظهر word رسالة مفادها أنه لم يجد حقولاً للدمج وينقلك لمستند الدمج لكي تدرج حقول الدمج ، لا تكترث لهذه الرسالة مع أن word محقٌ في هذا فإننا إلى الآن لم نقم بإدراج حقول الدمج في المستند

أنواع المصادر :

سأعرض إلى بعض أهم أنواع المصادر والشائعة منها :

أ) وورد word : سواء كان مستنداً أو قالباً (راجع درس القوالب) وهو المصدر الافتراضي في نافذة (فتح مصدر البيانات) في قائمة (أنواع الملفات) (All word Documents(*.doc;.dot)) - قد يكون جدولاً (مع ملاحظة أن الصف الأول في الجدول يعتبره word عناوين للحقول وما بعده من الصفوف يعتبرها إدخالات)

ب) قاعدة بيانات آكسس Access : اختر من نافذة (فتح مصدر البيانات) في قائمة (أنواع الملفات) (Ms Access DataBases(*.mdb;*.mde)) ثم اختر القاعدة ا لمطلوبة ثم انقر موافق ليعرض لك word نافذة بعلامتي تبويب (جداول) ليعرض لك جميع الجداول في القاعدة ، و(استعلامات) ليعرض لك جميع الاستعلامات في القاعدة ، اختر منها ما تريد أن يكون حقول دمج

ج) إكسل Excel : اختر من نافذة (فتح مصدر البيانات) في قائمة (أنواع الملفات) Ms Exel Wordsheets(*.xls)

د) ملف نصي Text : اختر من نافذة (فتح مصدر البيانات) في قائمة (أنواع الملفات) Text Files(*.txt) ، وهنا لا بد من اختيار المحدد ( فاصلة أو Enter ) ... الخ

هـ) استعلام مايكروسوفت Micorosft Query : من من نافذة (فتح مصدر البيانات) في قائمة (أنواع الملفات) انقر الزر (MS Query ... ) ليفتح لك برنامج Micorosft Query لتختار نوع قاعدة البيانات ومن ثم تنفذ عليها الاستعلامات التي تكون فيما بعد حقول دمج ( طبعاً هذه لمن يحسن التعامل مع قاعدة البيانات ويعرف لغة SQL )

3- الطريقة الثالثة لمصدر البيانات : جلب البيانات (استخدام دفتر العناوين)

4- الطريقة الرابعة لمصدر البيانات : (خيارات الرأس) فتختار بين طريقتي فتح مصدر البيانات وبين تعبئة خانات معالج دمج المراسلات(المصدر الأول)

الخطوة 3 : الدمج

نأتي الآن إلى إدراج حقول الدمج ومن ثم تنفيذ عملية الدمج :

قبل أن تقوم بعملية الدمج قم بكل التعديلات والتنسيقات وإلقاء النظرة الأخيرة على تنسيقات المستند ثم :

1- ضع المؤشر(علامة الإدخال في المكان المطلوب)

2- من شريط أدوات (دمج المراسلات) انقر زر (إدراج حقل دمج) لتنسدل لك القائمة ، هذه القائمة هي عناوين الحقول والتي تحمل في طياتها البيانات

3- اختر الحقول التي تريدها واحداً واحداً وضعها في أماكنها الصحيحة ، لتر اسم الحقل محاطاً بقوسين مزدوجين هكذا : << اسم الحقل>> مثال : ( نشكر الطالب : (وهنا تضع حقول الاسم) على مشاركته في النشاط المدرسي)

أزرار الشريط :

زر معاينة البيانات المدموجة : يتيح لك هذا الزر التأكد من صحة البيانات وأنك اخترت الحقل المناسب كالأسماء مثلاً

أزرار المسجل : السجل التالي ، السجل السابق ، السجل الأول ، السجل الأخير : تتيح لك التنقل بين السجلات (بيانات الحقول .. المصدر ) ، أما المستطيل (الانتقال إلى سجل) فيتيح لك الانتقال إلى سجل محدد ، اكتب رقم السجل ثم انقر Enter

زر مساعد دمج المراسلات : يتيح لك العودة إلى نافذة مساعد الدمج البريدي

زر التدقيق في الأخطاء : يتيح لك التأكد من صحة البيانات من خلال قيامه بعملية دمج للتجربة والتفحص

زر دمج بالمستند الجديد : يقوم بتنفيذ الدمج في مستند جديد

زر إرسال الدمج إلى الطابعة : يقوم بتنفيذ الدمج وإخراجه إلى الطابعة

زر بدء دمج المراسلات : ينقلك إلى نافذة دمج ، تعطيك هذه النافذة خيارات :

- الإرسال إلى مستند جديد أو إلى الطابعة أو إلى مستلم البريد

- القسم السجلات المستخدمة في الدمج : دمج جميع السجلات (الكل) أو بعضها حدد في خانة (من) و(إلى) السجلات المطلوب دمجها

- القسم عند دمج السجلات : يتيح لك اختيار أحد خيارين :

أ) عدم طباعة الاسطر الفارغة عندما تكون حقول البيانات فارغة

ب) طباعة الأسطر الفارغة عندما تكون حقول البيانات فارغة

زر خيارات الاستعلام : ينقلك إلى خيارات الاستعلام لتصفية السجلات

نافذة خيارات الاستعلام

اختر الحقل الذي تريد تصفيته من الحقل ثم اختر العامل من قائمة (المقارنة) ثم اختر التي تريد المقارنة بها في مستطيل (مقارنة بـ) المناسب الذي تريده :

يساوي ، لا يساوي ، أقل من ، أكبر من ، أقل أو يساوي ، أكبر أو يساوي ، فارغ ، غير فارغ

ثم إذا كان أكثر من شرط : اختر And أو Or ، ثم انقر موافق لتعود إلى النافذة السابقة ، ثم انقر دمج لتنفيذ عملية الدمج

===============================

للإخوة الذين لديهم النسخة الإنجليزية لـ word إليهم المصطلحات التي وردت هنا :

أدوات = Tools

دمج المراسلات = Mail Marg (ت + د + Alt)= ( R + T + Alt)

المستند الأساسي = Main Document

إنشاء= Creat

رسائل نموذجية = form Letters

بطاقات عنونة بريدية = Mailing Labels

مغلفات = Envelopes

نشرة مصورة = Catalog

استعادة إلى مستند word عادي = Restor To Normal Word Document

الإطار النشط = Active Windo

مستند أساسي جديد = New Main Document

تحرير = Edit

مصدر البيانات = Data Source

مساعد دفمج المراسلات = Mail Merge Helper

إنشاء مصدر البيانات = Creat Data Source

أسماء الحقول في صف الرأس = Field names in header row

إحضار البيانات = Get Data

إزالة اسم الحقل = Remove Field Name

اسم الحقل = Field Name

إضافة اسم الحقل = Add Field Name

تحريك = Move

حفظ بإسم = Save As

تحرير مصدر البيانات = Edit Data Source

تحرير المستند الأساسي = Deit Main Docment

نموذج بيانات = Data Form

إضافة سجل جديد = Add new

حذف = Delete

استعادة = Restore

بحث = Find

عرض المصدر = View Source

شريط أدوات = Tool Bar

قاعدة بيانات = Data Base

فرز تنازلي = Sort Descending

فرز تصاعدي = Sort Ascending

إدارة الحقول = Manage Fields

إضافة سجل = Add New Record

حذف سجل = Delete Record

البحث عن سجل = Find Record

المستند الأساسي في دمج المراسلات = Mail Merge Main Document

فتح مصدر البيانات = Open Data Source

أنواع الملفات = Files Of Type

جداول = Tables

استعلامات = Queries

ملف نصي = Text Files

استخدام دفتر العناوين = Use Address Book

خيارات الرأس = Header Options

إدراج حقل دمج

معاينة البيانات المدموجة : View Merged Data

السجل التالي = Next Record

السجل السابق = Previous Record

السجل الأول = First Record

السجل الأخير = Last Record

الانتقال إلى سجل = Go to Record

التدقيق في الأخطاء = Check for Errors

دمج بالمستند الجديد = Merge to New Docuoment

إرسال الدمج إلى الطابعة =Merge to Print

بدء دمج المراسلات = Start Mail Merge

السجلات المستخدمة في الدمج = Records to be Merged

الكل = All

عند دمج السجلات = When merging

عدم طباعة الاسطر الفارغة عندما تكون حقول البيانات فارغة = don't print blank lines When data fields empty

طباعة الأسطر الفارغة عندما تكون حقول البيانات فارغة = print blank lines when data fields are empty

خيارات الاستعلام = Qurey Options

يساوي = Equal to

لا يساوي = Not equal to

أقل من = Less than

أكبر من = Greater than

أقل أو يساوي = Less than or Equal

أكبر أو يساوي = Greater than or Equal

فارغ = is blank

غير فارغ = is not blank


كاتب الموضوع
أبوالحارث
مشاركات: 126
اشترك في: جمادى الأولى 1432

رد: الوصايا العشرون لإتقان الوودر-أحمد الحربي

مشاركة بواسطة أبوالحارث » الخميس 17 جمادى الأولى 1432هـ (21-4-2011م) 12:54 am

15- قم بإلغاء التنسيق التلقائي الآلي في الوورد وكذلك تنسيق تلقائي أثناء الكتابة .. حتى لا يقوم وورد بعمل أي شيء إلا بإذنك
السبب في ذلك أن word أحياناً يقوم بتنسيق مفاجيءٍ من غير طلب منك ، وكمحترف يهمك أن لا يتم أي تغيير في المستند إلا بمعرفتك ، وأذكر مرة وأنا في مرحلة إخراج بحث يحتوي على أكثر من 500 صفحة ، قام word بعدة تغييرات دفعة واحدة فغير الخط إلى 12 وغير التباعد بين الفقرات وغير التعدادات الرقمية .. لذا ألغ التنسيق التلقائي ليسلم المستند من تغييرات لم تخطر على بالك .


كاتب الموضوع
أبوالحارث
مشاركات: 126
اشترك في: جمادى الأولى 1432

رد: الوصايا العشرون لإتقان الوودر-أحمد الحربي

مشاركة بواسطة أبوالحارث » الخميس 17 جمادى الأولى 1432هـ (21-4-2011م) 12:56 am

الشروح للأخ الفاضل أحمد الحربي كاتب المقالة الأصلية وهي منقولة من الرابط
http://www.alsaha.com/sahat/5/topics/194484/


سيد عثمان
مشاركات: 1
اشترك في: رجب 1439

الوصايا العشرون لإتقان الوودر-أحمد الحربي

مشاركة بواسطة سيد عثمان » الثلاثاء 24 رجب 1439هـ (10-4-2018م) 12:02 pm

أخانا العزيز أبا الحارث، سلام الله عليكم ورحمته وبركاته،،،
أشكر لك مجهودك الكبير في شرح غالبية تفصيلات برنامج الوورد الرائع، وإذ إني من محبي الوورد وأعد نفسي من محترفيه، فأرى أنك بذلت مجهودًا رائعًا في هذا الشرح المفصل الجيد جدًّا.
وحيث إني أجيد أيضًا كتابة الماكروهات من خلال نافذة vba والتعديل في الكود الخاص بها، أود منك أن تقترح علينا بعض النوافذ التي نتعلم منها لغة VBA وكيفية كتابة كود حر يفي بكل أغراضي؛ حيث إن معرفتي قاصرة على كتابة بعض الأكواد البسيطة جدًّا، ولكني أستطيع التعديل في الكود بكل أريحية وتقريبًا أعرف كل جزء من الكود وأعرف ما يشير إليه ويستطيع عمله.
فأرجو أن ترشدنا جزاكم الله خير الجزاء إلى بعض هذه النوافذ التي نستطيع من خلالها تعلم هذه اللغة. و[طبعا يا حبذا لو كانت بالعربي، عشان اخوك لغته الانجليزية بعافية حبتين]
وجزاكم الله خير الجزاء مرة أخرى

أضف رد جديد