شرح الفهارس في الوورد- احمد الحربي
مرسل: الأربعاء 16 جمادى الأولى 1432هـ (20-4-2011م) 11:09 pm
الفهارس المتعددة
هذا الشرح على WORD2000 ، ولا يختلف كثيراً عن WORE2003
قد تحتاج إلى فهارس متعددة في بحث واحد يضمها ملف واحد ، في هذه الحالة استخدم كائن الحقول ، وتخصيصها لأنواع الفهارس .
سأدلك على أفضل طريقة لعمل فهارس متنوعة لمستند واحد ، لكن ليس بعد أن تمعن النظر جيداً في هذه المقدمة ، دقق النظر فيها ، وافهمها جيداً ، ثم بعد ذلك ننتقل إلى الطريقة .
مقدمة ..
" الحقول "
مفاهيم يجب أن تكون حاضرة ٍلديك قبل أن نبدأ في إنشاء الفهارس :
1- الحقول هي موز مخفية ، يخفيها word عن الأنظار ، ويريك نتائجها فقط .
2- يتكون الحقل من رموز خاصة به ، تكون بين قوسين { }
3- لا بد من التفريق بين الفهارس وجدول المحتويات ، وإليك تعريفاً لكل منهما :
4- رمز الإدخال : هو مفردات الفهرسة أو المحتوى في المستند .
5- رمز التجميع : هو تجميع مفردات الفهرسة أو المحتوى ، في مكانٍ واحد .
* الفهارس :
= رمز الإدخال XE
= ورمز التجميع لكل إدخالاته Index
= و يستخدم في إدخالات الفهارس المتعددة غير فهرس المواضيع ، كالآيات ، الأحاديث ، المصطلحات ... الخ .
= ترتيبه عند التجميع يكون حسب الحرف الأول ، بترتيب الحروف .
* المحتويات :
= رمز الإدخال TC
= ورمز التجميع لكل إدخالاته TOC
= يستخدم في إنشاء فهرس محتويات المستند كفهرس المواضيع .
= ترتيبه عند التجميع يكون حسب أسبقيته في المستند ، بترتيب أرقام الصفحات .
* طرق إنشاء فهرس/محتوى :
تختلف الفهارس عن المحتويات ، فالفهارس أشمل وأعم ، فالفهارس تشمل فهرس الآيات ، والأحاديث ، والرجال ، والأماكن ، وأبيات الشعر ، والمصطلحات ، والكلمات ... الخ ، أما المحتويات فهي تخص فهرس المواضيع فقط .
* وضع الإدخالات
هناك طريقتان :
آلية : اضغط Alt+Shift+X للإدخالات .
يدوية : بالكتابة في الحقل مباشرة ، وهي طريقة المحترفين ، والمتآلفين مع رموز الفهرسة في word ، وتعطيك إمكانيات أكبر من الطريقة الأولى .
1- من قائمة إدراج ثم حقل ، ثم من قائمة الفئات ثم فهرسة وجداول ، ثم موافق .
2- أو اضغط المفاتيح Ctrl+F9 ، ليقوم Word بوضع حقل فارغ .
لرؤية النتائج والتبديل بين وضع الرموز ووضع النتيجة ، قم بتظليل الحقل ثم اضغط المفاتيح Shift+F9 .
* تجميع وإظهار الفهارس :
آلية : من قائمة إدراج ثم فهرسة وجداول .
يدوية : تماماً مثل الإدخالات ، لكن مع تغيير الرموز ، كما سيأتي .
ملاحظة : المفاتيح Ctrl+F9 لإنشاء حقل فارغ ، وإدخال الرموز مباشرة .
ملاحظة : المفتاح F9 لتحديث الحقل ، بعد وضع مؤشر الإدخال بداخله .
ملاحظة : المفاتيح Shift+F9 يستخدم للتبديل بين إظهار الرموز وبين إظهار الناتج منه .
* إنشاء إدخال فهرسة :
1- ضع مؤشر الإدخال عند موضع إدخال الفهرسة (آية ، حديث ، أثر ، مصطلح ... الخ )
2- من قائمة إدراجثم حقل ، ثم من قائمة فئاتثم فهرسة وجداول ، ومن القائمة المقابلة قائمة الحقول اختر XE . كما هو ظاهر في الصورة السابقة .
3- انقر زر خيارات لتظهر لك نافذة خيارات الحقل ، ما تراه من الحروف مقرونة بعلامة [\ ] هي مفاتيح ، سنُرجيء الحديث عنها فيما بعد ، لكن ما يهمنا الآن هو المفتاح \f ، قم بتحديده ، ثم انقر زر إضافة إلى الحقل ، ليتم إدراجه مع الحقل ، أصبح الحقل يحتوي على الرموز XE \f .
4- انقر داخل المستطيل ثم قم بتحويل لغة لوحة المفاتيح إلى الإنجليزية ، وضع المؤشر بعد \f ، وخذ مسافة واحدة ثم ادخل حرف A ، هذا الحرف هو الذي سيعتمد عليه Word في تجميع الإدخالات التي يجدها معه فيما بعد ، سترى لاحقاً عند التجميع كيف يكون هذا .
5- أصبح الحقل يحتوي على XE \f A ، انقر موافق ثم موافق . بعد هذه الخطوات الخمس ، هل رأيت شيئاً ؟ في ظني أنك لم تر أي شيء ، لأن الحقول مخفية افتراضياً في Word ، لذا قم بإظهارها بالنقر على زر إخفاء/إظهار في شريط الأدوات القياسي ، ليظهر حقل إدخال الفهرسة هكذا :
¶{ XE \f A }
وبطريقة أخرى لإظهار الحقل ، من قائمة أدوات ثم خيارات ثم في تبويب عرض ضع علامة صح على الخيار رموز الحقل .
6- ضع نص الإدخال بين علامتي اقتباس مزدوجة "..." ، بعد XE مباشرة . لا تهتم إن اختلف الترتيب بعد إدخال النص العربي فقد يصبح نص الحقل هكذا :
¶{ \f A " بسم الله الرحمن الرحيم" XE }.
لو قمت بتحويل اتجاه الفقرة إلى الإنجليزية لكان الحقل بشكله الصحيح هكذا :
¶{ XE \f A " بسم الله الرحمن الرحيم" }
هذا كل شيء ، في إدخالات الفهرسة ، وكل هذه الخطوات لا نفعلها إلا مرة واحدة فقط ، من أجل الحصول على حقل إدخال ، لكن بعد التآلف مع إدخال حقل فهرسة ، سيكون الإدخال المباشر سهلاً عليك .
* استخدام حقل الفهرسة السابق لإدخال آيات أخرى :
لاحظت أنه نتج عن الخطوات السابقة الحقل :
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" \f A }
وكان هدفنا منه بناء فهرسة للآيات فقط ، وحددنا الحرف A علامة على إدخالات الآيات فقط ، وما علينا لإضافة آيات أُخر في الفهرسة إلا نسخ الحقل ولصقه في مواضع الآيات ، ثم استبدال البسملة بالآية .
عوضاً عن النسخ واللصق المتكرر ، أنشئ اختصاراً للحقل ، بعد تظليله بالكامل ، ثم من قائمة أدوات ثم خيارات ثم تصحيح تلقائي ، ضع اختصاراً له ، مثلاً ( آيي ) ، راجع درس الاختصارات في الصفحة رقم (43) ، هذا يسهل العمل كثيراً .
* استخدام الحقل السابق لإدخالات فهارس أخرى ( أحاديث ، آثار ، أعلام ، مصطلحات ... الخ ) :
فقط قم باستبدال الحرف A بأي حرف تشاء ، مثلاً :
للأحاديث ضع الحرف H .
للآثار ضع الحرف T .
للأعلام والرجال ضع الحرف M .
للمصطلحات ضع الحرف L .
ملاحظة : إذا لم يكن لديك فهارس متعددة وإنما فهرس واحد ، فلا تستخدم المفاتيح في الإدخال ، وكذلك في التجميع ، ليكون الحقلان كالتالي :
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" }
¶{ Index }
ليقوم Word بتجميع جميع الإدخالات في المستند دون تمييز بينها .
* تجميع الفهارس :
1- انتقل إلى الموضع الذي تريد تكوين فهرس عنده ، عادة ما يكون في آخر المستند .
2- نفذ الخطوات السابقة من 1 إلى 5 فقط ، ولكن بدل أن تختار XE من قائمة أسماء الحقول ، اختر Index ، وأضف المفتاح \f مع الحرف A ولكن لا تدخل نصاً ، ليصبح الحقل هكذا :
¶{ Index \f A } لتجميع الآيات .
¶{ Index \f T } لتجميع الآثار .
¶{ Index \f M } لتجميع الأعلام .
¶{ Index \f L } لتجميع المصطلحات .
3- اضغط مفتاح F9 لرؤية النتيجة .
ملاحظة : بإمكانك استخدام حقل XE بنسخه ، ثم استبدال XE بـ Index ، وحذف ما بين علامتي الاقتباس ، بدلاً من القيام بالخطوات السابقة .
* خيارات حقل إدخال الفهرسة :
عند إنشاء حقل إدخال الفهرسة XE، لم نلق النظر إلا على المفتاح \f ، وتجاهلنا ما عداه من المفاتيح ، من أجل إنجاز فهرس متنوع بأسرع ما يكون ، والآن جاء الوقت لكي نتعرف على باقي المفاتيح .
\b :
تنسيق رقم الصفحة في الفهرس بالأسود العريض (ثقيل) .
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" \f a \b }.
والنتيجة :
بسم الله الرحمن الرحيم ..................................................... 1
\i :
تنسيق رقم الصفحة في الفهرس ليكون مائلاً .
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" \f a \i }.
والنتيجة :
بسم الله الرحمن الرحيم ..................................................... 1
\r :
نطاق الصفحات ، ليكون (من) (إلى) ، مثلاً (1-20) ، والطريقة كالتالي :
1- إنشاء إشارة مرجعية : قم بتظليل الصفحات المطلوبة ، مثلاً ، يشتمل الفصل الثاني على سبعة مباحث ، مجموع صفحاتها كلها خمسون صفحة ، تبدأ من الصفحة 24 إلى صفحة 74 .
ضع نقطة الإدراج في بداية الصفحة 24 ، ثم انطلق إلى الصفحة 74 باستخدام شريط التمرير الرأسي وليس بواسطة مربع حوار الانتقال ، من أجل أن تبقى نقطة الإدراج في الصفحة 24 ، ثم اضغط على مفتاح Shift واستمر بالضغط عليه وانقر بزر الفأرة في آخر الصفحة 74 ، ليقوم Word بتظليل الـ 50 صفحة .
2- من قائمة إدراج ثم إشارة مرجعية ، ضع اسماً للإشارة المرجعية ، مثلاً الفصل_الثاني ، ثم انقر زر إضافة . ثم حرر الصفحات من التظليل بضغط مفتاح السهم لأعلى .
3- ضع حقل الفهرس في الصفحة رقم 24 هكذا :
¶{ XE "الفصل الثاني الغزوات" \f a \r "الفصل_الثاني"}.
والنتيجة :
الفصل الثاني الغزوات ..................................................... 24-74
ملاحظة : لتغيير الفاصل بين نطاق الصفحات (-) ، راجع المفتاح \g في مفاتيح Index في الصفحة (134).
\t:
تحديد كلمة تظهر بدلاً من رقم الصفحة .
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" \f a \t "آية"}.
والنتيجة :
بسم الله الرحمن الرحيم ..................................................... آية
* خيارات حقل تجميع الفهارس :
أيضاً عند إنشاء حقل Index لتجميع الإدخالات ، لم نلق النظر إلا على المفتاح \f ، والآن جاء دور باقي المفاتيح لنلق نظرة عليها ، علماً بأن بعضها ضروري لإخراج المستند بالشكل المرضي .
\e :
لوضع الفاصل بين إدخالات الفهرس ورقم الصفحة .
¶{ Index \e "" \f a }.
اضغط مفتاح Tab بين علامتي الاقتباس المزدوجة ، ليظهر السهم أو نقاط فيما بينها .
والنتيجة :
سيقوم Word بوضع نقاط فيما بين إدخالات الفهرس ورقم الصفحة كما رأيت في كل ما سبق وفيما سيأتي من الأمثلة .
\b :
إنشاء فهرس يعتمد على منطقة محددة من المستند ، كأن يكون مقطعاً محدداً لمستند يحتوي على عدة مقاطع ، وتريد أن يكون الفهرس في نهاية كل مقطع بما هو داخل المقطع من الإدخالات فقط :
1- أنشيء إشارة مرجعية للمنطقة أو المقطع ، كما مر معك عند المفتاح \r في الخطوتين 1 و 2 في الصفحة رقم (128) .
2- انتقل إلى موقع الفهرس ثم ضع الحقل التالي :
¶{ Index \f a \b "الفصل_الثاني"}.
والنتيجة :
سيقوم Word بتجميع الإدخالات التي تقع ضمن منطقة الإشارة المرجعية فقط ، ويتجاهل ما عداها من الإدخالات .
\c :
تجميع الإدخالات في عدة أعمدة ، يسمح Word بأربعة أعمدة كحد أقصى في الصفحة .
¶{ Index \f a \c "3"}.
والنتيجة :
الفصل الأول ........ 15 الفصل الثاني ..... 50 الفصل الثالث ........ 80
الفصل الرابع .....90 الفصل الخامس ..... 110 الفصل السادس .... 150
ملاحظة : يقوم Word بترتيب الفهارس حسب حروف المعجم ، مما يجعل الفصول تتقدم وتتأخر ، فيأتي الفصل الرابع بعد الفصل الخامس ، لأن الخاء قبل الراء ، لذا ضع رقماً قبل الفصل ليكون الترتيب صحيحاً ، مثلاً ( 1 الفصل الأول ، 2 الفصل الثاني ، 3 الفصل الثالث ، وهكذا مع بقية الفصول ) فيقوم Word بالترتيب حسب الأرقام ، افعل ذلك مع الباب ومع المبحث .
\d :
يأتي مع المفتاح \s ، لوضع رمز أو نص بين رقم الصفحة والتسلسل :
¶{ Index \s "***" \d "***" \f a }.
والنتيجة :
بسم الله الرحمن الرحيم ..................................................... ***1
\g :
لتغيير الرمز الفاصل بين نطاق الصفحات ، افتراضياً فإن Word سيضع الشّرطة كفاصل (-) ، استخدم هذا المفتاح فيما لو أردت تغيير الفاصل بما يناسبك .
¶{ Index \g"***" \f a }.
والنتيجة :
الفصل الثاني الغزوات ..................................................... 24 *** 74
\h " " :
إدراج سطر فارغ بين إدخالات كل صفحة ، فبعد أن ينتهي Word من إدخالات صفحة رقم 2 يضع سطراً فارغاً ثم يضع إدخالات صفحة رقم 3 وهكذا .
¶{ Index \h " " \f a }.
والنتيجة :
سماء ........................................ 1
سمسم ........................................ 1
قمر ........................................ 2
قطر ........................................ 2
ليل ........................................ 3
\h "A" : تجميع الإدخالات على حروف المعجم كل حرف على حدة ، ووضع الحرف كعنوان .
¶{ Index \h "A" \f a }.
والنتيجة :
س
سماء ........................................ 1
سمسم ........................................ 1
ق
قمر ........................................ 2
قطر ........................................ 2
ل
ليل ........................................ 3
هذه هي أهم المفاتيح .
إنشاء إدخال جدول المحتويات (فهرسة المواضيع) :
1- نفذ الخطوات الخمس الأولى كما في الفهرسة XE ، كما مر في صفحة رقم (128) أو قم بنسخها ، واستبدل XE بـ TC ، ليصبح الحقل هكذا :
¶{ TC " الفصل الأول" \f A }
2- انسخ الحقل ، أو اعمل له اختصاراً ، ثم قف عند كل باب ، أو فصل ، أو مبحث ، أو عنوان وضع الحقل مع تغيير النص بالمناسب .
3- أيضاً إذا كان لديك عدة جداول محتويات أخرى (فهرسة المواضيع) ، فقم بتغيير الحرف A إلى أي حرف تشاء لجدول المواضيع الآخر ، تماماً كما فعلنا مع الفهرسة XE .
تجميع فهرس محتويات :
1- انتقل إلى الموضع الذي تريد تكوين جدول محتويات عنده ، عادة يكون في أول المستند أو في آخره ، كما يمكنك وضعه في نهاية المقطع .
2- نفذ الخطوات السابقة في XE من 1 إلى 5 فقط ، أو قم بنسخ الحقلIndex ، واستبدله بـ TOC، ليصبح الحقل هكذا :
¶{ TOC \f A }
3- اضغط مفتاح F9 لرؤية النتيجة .
* الفهارس الفرعية :
أحياناً يكون هناك فهرس رئيسي وتحته فهارس فرعية ، على شكل هرم ، مثال على ذلك ، يحتوي الكتاب على عدة أبواب ، والأبواب على عدة فصول ، والفصول على عدة مباحث ، وتريدها أن تكون على شكل هرم ، ليظهر الفهرس هكذا :
الباب الأول
الفصل الأول
المبحث الأول ......................................................... 20
المبحث الثاني ........................................................ 33
الفصل الثاني
المبحث الأول ......................................................... 40
المبحث الثاني ........................................................ 50
الباب الثاني
الفصل الأول
المبحث الأول ......................................................... 61
إليك الطريقة :
في نَصِّ الإدخال ، ضع بين الباب والفصل نقطتين رأسيتين ( : )، وبين الفصل والمبحث أيضاً ، ليبدو الحقل هكذا :
¶{ XE " الباب الأول : الفصل الأول : المبحث الأول" \f A }
¶{ XE " الباب الأول : الفصل الأول : المبحث الثاني" \f A }
¶{ XE " الباب الأول : الفصل الثاني : المبحث الأول" \f A }
¶{ XE " الباب الأول : الفصل الثاني : المبحث الثاني" \f A }
¶{ XE " الباب الثاني : الفصل الأول : المبحث الأول" \f A }
وستكون النتيجة كما رأيت في المثال .
ملاحظة : النقطتان الرأسيتان في داخل نص الإدخال تعني أن ما بعدها فهرساً فرعياً لما قبلها ، أما إذا أردت أن تكون النقطتان الرأسيتان من ضمن إدخال الفهرسة ، فضع علامة \ قبل النقطتين ، سيفهم Word أن النقطتين لا تعني فهرساً فرعياً ، وسيجعلها مع الإدخال ، هكذا : ¶{ XE " الباب الأول \: : الفصل الأول \: : المبحث الأول" \f A }
والنتيجة :
الباب الأول :
الفصل الأول :
المبحث الأول ......................................................... 20
ملاحظة : تذكّر ، النقاط جاءت من المفتاح \e كما مر معك ، ولم نضعه هنا من أجل توضيح النقطة التي نتحدث عنها فقط ، لذا إذا أردت أن تظهر كما ترى الآن فلابد من وضعه .
* فهرسة الصور (التسمية التوضيحية) :
في فهرسة الصور ، لا بد من تسميتها قبل أن تتمكن من فهرستها ، وإليك الطريقة : انقر على الصورة بزر الفأرة الأيمن واختر تسمية توضيحية ، لينبثق لك نافذة تسمية توضيحية بالخيارات التالية :
التسمية : اختر اسماً مناسباً للصور التي تنتمي لفئة معينة من أجل ترقيمها وفهرستها .
الموضع : موضع اسم الصورة ، ويأخذ أحد الموقعين أسفل الصورة أو أعلاها .
زر تسمية جديدة : يتيح لك تسمية الصورة باسم مناسب .
زر حذف تسمية : يتيح لك حذف التسمية المحددة من القائمة تسمية .
ملاحظة : لا يمكنك Word من حذف التسميات المبيتة مسبقاً ، فعند تحديدها يتم تعطيل زر الحذف .
زر ترقيم : يحتِّم Word أن يكون للصورة رقم يميزها عن غيرها من الصور ، فلو اخترت مثلاً تسمية (شكل) لعشرين صورة واخترت الترقيم (3،2،1) ، سيكون للصورة الأولى التسمية (شكل1) وللثانية (شكل2) ... وهكذا . لذا اختر شكل الترقيم الذي تريد .
ملاحظة : إذا كان مستند Word يحتوي على عدة تسميات ، فتأكد من اختيار التسمية المناسبة للصورة من قائمة التسمية لكي تتسلسل الأرقام دونما خطأ .
ملاحظة : بإمكانك إعطاء كل صورة اسماً واضحاً بدلأ من اسم مبهم كـ(شكل1) فتكون صور الخرائط باسم (الخرائط) .
خانة اختيار تضمين رقم الفصل :
لتضمين رقم الفصل الذي به الصورة مع رقم تسلسل الصورة ، تشاهد في بعض الكتب تحت الصورة أرقاماً مكتوبة هكذا (شكل 1-1) ، ومعناها شكل رقم 1 في فصل رقم 1 ، وعند الصورة التي تليها (شكل 2-1) أي شكل رقم 2 في فصل 1، وعند الثالثة (شكل 3-1) أي شكل رقم 3 في فصل 1 ، ثم في الفصل الثاني يتغير الرقم 1 إلى رقم 2 ، ويبدأ هكذا (1-2) ، (2-2) ، (3-2) .
الطريقة :
1- ضع تعداد رقمي يعتمد على أحد الأنماط القياسية (المستويات) مستوى1 إلى مستوى9 ، لنقل أنك اخترت المستوى2 .
ملاحظة : إذا لم تجد تعداداً رقمياً جاهزاً على أحد المستويات ، قم بإنشاء فقرة على أحد المستويات ثم ضع بداخلها تعداداً رقمياً .
2- قم بتفعيل الخيار تضمين رقم الفصل .
3- اختر المستوى2 (Heading2) ، من قائمة الفصل يبدأ بالنمط .
ستحمل جميع الصور بعد الرقم 1 من التعداد رقم الفصل 1 ، أي (1-1) ، (2-1) ، إلى أن يأتي الرقم 2 من التعداد ، لتكون الصور بعدها تحمل الفصل رقم 2 ، أي (1-2) ، (2-2) .
تجميع فهرسة الصور :
من قائمة إدراج ثم فهرسة وجداول ثم جدول الرسوم التوضيحية
من قائمة تسمية توضيحية اختر التسمية التي تريد فهرستها ، ليقوم Word بانتقائها لوحدها ، وهكذا مع كل فئة لوحدها .
تكرار إدخال فهرس موجود في صفحات كثيرة ومتفرقة :
لو افترضنا أن مستندك يحتوي على كلمة (الوصايا) ، وتكررت مائة مرة في مواضع متفرقة من مستندك ، وتريد أن تعرف هذه الصفحات ، إليك الطريقة :
1- ظلل الكلمة ثم اضغط المفاتيح Alt+Shift+X سيقوم Word بإدراج الكلمة كإدخال في نافذة وضع علامة لإدخال الفهرسة .
2- انقر زر وضع علامة للكل . سيقوم Word بوضع علامة فهرسة في كل صفحة وردت فيها كلمة الإدخال .
ملاحظة : إذا كان فهرس الإدخال في صفحة واحدة سيكتفي Word بذكر رقم الصفحة مرة واحدة ، فلو فرضنا أن كلمة (الوصايا) موجودة في صفحة واحدة عدة مرات ، سيكون الناتج في الفهرس هكذا :
الوصايا ........................................ 1
ملاحظة : إما إذا كانت في عدة صفحات ، فإن Word سيسرد أرقام الصفحات مفصولة بعلامة ترقيم فاصلة (،) هكذا :
السماء ........................................ 1 ، 2 ، 5 ، 14 ، 20
منقول عن http://www.alsaha.com/sahat/5/topics/236853
هذا الشرح على WORD2000 ، ولا يختلف كثيراً عن WORE2003
قد تحتاج إلى فهارس متعددة في بحث واحد يضمها ملف واحد ، في هذه الحالة استخدم كائن الحقول ، وتخصيصها لأنواع الفهارس .
سأدلك على أفضل طريقة لعمل فهارس متنوعة لمستند واحد ، لكن ليس بعد أن تمعن النظر جيداً في هذه المقدمة ، دقق النظر فيها ، وافهمها جيداً ، ثم بعد ذلك ننتقل إلى الطريقة .
مقدمة ..
" الحقول "
مفاهيم يجب أن تكون حاضرة ٍلديك قبل أن نبدأ في إنشاء الفهارس :
1- الحقول هي موز مخفية ، يخفيها word عن الأنظار ، ويريك نتائجها فقط .
2- يتكون الحقل من رموز خاصة به ، تكون بين قوسين { }
3- لا بد من التفريق بين الفهارس وجدول المحتويات ، وإليك تعريفاً لكل منهما :
4- رمز الإدخال : هو مفردات الفهرسة أو المحتوى في المستند .
5- رمز التجميع : هو تجميع مفردات الفهرسة أو المحتوى ، في مكانٍ واحد .
* الفهارس :
= رمز الإدخال XE
= ورمز التجميع لكل إدخالاته Index
= و يستخدم في إدخالات الفهارس المتعددة غير فهرس المواضيع ، كالآيات ، الأحاديث ، المصطلحات ... الخ .
= ترتيبه عند التجميع يكون حسب الحرف الأول ، بترتيب الحروف .
* المحتويات :
= رمز الإدخال TC
= ورمز التجميع لكل إدخالاته TOC
= يستخدم في إنشاء فهرس محتويات المستند كفهرس المواضيع .
= ترتيبه عند التجميع يكون حسب أسبقيته في المستند ، بترتيب أرقام الصفحات .
* طرق إنشاء فهرس/محتوى :
تختلف الفهارس عن المحتويات ، فالفهارس أشمل وأعم ، فالفهارس تشمل فهرس الآيات ، والأحاديث ، والرجال ، والأماكن ، وأبيات الشعر ، والمصطلحات ، والكلمات ... الخ ، أما المحتويات فهي تخص فهرس المواضيع فقط .
* وضع الإدخالات
هناك طريقتان :
آلية : اضغط Alt+Shift+X للإدخالات .
يدوية : بالكتابة في الحقل مباشرة ، وهي طريقة المحترفين ، والمتآلفين مع رموز الفهرسة في word ، وتعطيك إمكانيات أكبر من الطريقة الأولى .
1- من قائمة إدراج ثم حقل ، ثم من قائمة الفئات ثم فهرسة وجداول ، ثم موافق .
2- أو اضغط المفاتيح Ctrl+F9 ، ليقوم Word بوضع حقل فارغ .
لرؤية النتائج والتبديل بين وضع الرموز ووضع النتيجة ، قم بتظليل الحقل ثم اضغط المفاتيح Shift+F9 .
* تجميع وإظهار الفهارس :
آلية : من قائمة إدراج ثم فهرسة وجداول .
يدوية : تماماً مثل الإدخالات ، لكن مع تغيير الرموز ، كما سيأتي .
ملاحظة : المفاتيح Ctrl+F9 لإنشاء حقل فارغ ، وإدخال الرموز مباشرة .
ملاحظة : المفتاح F9 لتحديث الحقل ، بعد وضع مؤشر الإدخال بداخله .
ملاحظة : المفاتيح Shift+F9 يستخدم للتبديل بين إظهار الرموز وبين إظهار الناتج منه .
* إنشاء إدخال فهرسة :
1- ضع مؤشر الإدخال عند موضع إدخال الفهرسة (آية ، حديث ، أثر ، مصطلح ... الخ )
2- من قائمة إدراجثم حقل ، ثم من قائمة فئاتثم فهرسة وجداول ، ومن القائمة المقابلة قائمة الحقول اختر XE . كما هو ظاهر في الصورة السابقة .
3- انقر زر خيارات لتظهر لك نافذة خيارات الحقل ، ما تراه من الحروف مقرونة بعلامة [\ ] هي مفاتيح ، سنُرجيء الحديث عنها فيما بعد ، لكن ما يهمنا الآن هو المفتاح \f ، قم بتحديده ، ثم انقر زر إضافة إلى الحقل ، ليتم إدراجه مع الحقل ، أصبح الحقل يحتوي على الرموز XE \f .
4- انقر داخل المستطيل ثم قم بتحويل لغة لوحة المفاتيح إلى الإنجليزية ، وضع المؤشر بعد \f ، وخذ مسافة واحدة ثم ادخل حرف A ، هذا الحرف هو الذي سيعتمد عليه Word في تجميع الإدخالات التي يجدها معه فيما بعد ، سترى لاحقاً عند التجميع كيف يكون هذا .
5- أصبح الحقل يحتوي على XE \f A ، انقر موافق ثم موافق . بعد هذه الخطوات الخمس ، هل رأيت شيئاً ؟ في ظني أنك لم تر أي شيء ، لأن الحقول مخفية افتراضياً في Word ، لذا قم بإظهارها بالنقر على زر إخفاء/إظهار في شريط الأدوات القياسي ، ليظهر حقل إدخال الفهرسة هكذا :
¶{ XE \f A }
وبطريقة أخرى لإظهار الحقل ، من قائمة أدوات ثم خيارات ثم في تبويب عرض ضع علامة صح على الخيار رموز الحقل .
6- ضع نص الإدخال بين علامتي اقتباس مزدوجة "..." ، بعد XE مباشرة . لا تهتم إن اختلف الترتيب بعد إدخال النص العربي فقد يصبح نص الحقل هكذا :
¶{ \f A " بسم الله الرحمن الرحيم" XE }.
لو قمت بتحويل اتجاه الفقرة إلى الإنجليزية لكان الحقل بشكله الصحيح هكذا :
¶{ XE \f A " بسم الله الرحمن الرحيم" }
هذا كل شيء ، في إدخالات الفهرسة ، وكل هذه الخطوات لا نفعلها إلا مرة واحدة فقط ، من أجل الحصول على حقل إدخال ، لكن بعد التآلف مع إدخال حقل فهرسة ، سيكون الإدخال المباشر سهلاً عليك .
* استخدام حقل الفهرسة السابق لإدخال آيات أخرى :
لاحظت أنه نتج عن الخطوات السابقة الحقل :
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" \f A }
وكان هدفنا منه بناء فهرسة للآيات فقط ، وحددنا الحرف A علامة على إدخالات الآيات فقط ، وما علينا لإضافة آيات أُخر في الفهرسة إلا نسخ الحقل ولصقه في مواضع الآيات ، ثم استبدال البسملة بالآية .
عوضاً عن النسخ واللصق المتكرر ، أنشئ اختصاراً للحقل ، بعد تظليله بالكامل ، ثم من قائمة أدوات ثم خيارات ثم تصحيح تلقائي ، ضع اختصاراً له ، مثلاً ( آيي ) ، راجع درس الاختصارات في الصفحة رقم (43) ، هذا يسهل العمل كثيراً .
* استخدام الحقل السابق لإدخالات فهارس أخرى ( أحاديث ، آثار ، أعلام ، مصطلحات ... الخ ) :
فقط قم باستبدال الحرف A بأي حرف تشاء ، مثلاً :
للأحاديث ضع الحرف H .
للآثار ضع الحرف T .
للأعلام والرجال ضع الحرف M .
للمصطلحات ضع الحرف L .
ملاحظة : إذا لم يكن لديك فهارس متعددة وإنما فهرس واحد ، فلا تستخدم المفاتيح في الإدخال ، وكذلك في التجميع ، ليكون الحقلان كالتالي :
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" }
¶{ Index }
ليقوم Word بتجميع جميع الإدخالات في المستند دون تمييز بينها .
* تجميع الفهارس :
1- انتقل إلى الموضع الذي تريد تكوين فهرس عنده ، عادة ما يكون في آخر المستند .
2- نفذ الخطوات السابقة من 1 إلى 5 فقط ، ولكن بدل أن تختار XE من قائمة أسماء الحقول ، اختر Index ، وأضف المفتاح \f مع الحرف A ولكن لا تدخل نصاً ، ليصبح الحقل هكذا :
¶{ Index \f A } لتجميع الآيات .
¶{ Index \f T } لتجميع الآثار .
¶{ Index \f M } لتجميع الأعلام .
¶{ Index \f L } لتجميع المصطلحات .
3- اضغط مفتاح F9 لرؤية النتيجة .
ملاحظة : بإمكانك استخدام حقل XE بنسخه ، ثم استبدال XE بـ Index ، وحذف ما بين علامتي الاقتباس ، بدلاً من القيام بالخطوات السابقة .
* خيارات حقل إدخال الفهرسة :
عند إنشاء حقل إدخال الفهرسة XE، لم نلق النظر إلا على المفتاح \f ، وتجاهلنا ما عداه من المفاتيح ، من أجل إنجاز فهرس متنوع بأسرع ما يكون ، والآن جاء الوقت لكي نتعرف على باقي المفاتيح .
\b :
تنسيق رقم الصفحة في الفهرس بالأسود العريض (ثقيل) .
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" \f a \b }.
والنتيجة :
بسم الله الرحمن الرحيم ..................................................... 1
\i :
تنسيق رقم الصفحة في الفهرس ليكون مائلاً .
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" \f a \i }.
والنتيجة :
بسم الله الرحمن الرحيم ..................................................... 1
\r :
نطاق الصفحات ، ليكون (من) (إلى) ، مثلاً (1-20) ، والطريقة كالتالي :
1- إنشاء إشارة مرجعية : قم بتظليل الصفحات المطلوبة ، مثلاً ، يشتمل الفصل الثاني على سبعة مباحث ، مجموع صفحاتها كلها خمسون صفحة ، تبدأ من الصفحة 24 إلى صفحة 74 .
ضع نقطة الإدراج في بداية الصفحة 24 ، ثم انطلق إلى الصفحة 74 باستخدام شريط التمرير الرأسي وليس بواسطة مربع حوار الانتقال ، من أجل أن تبقى نقطة الإدراج في الصفحة 24 ، ثم اضغط على مفتاح Shift واستمر بالضغط عليه وانقر بزر الفأرة في آخر الصفحة 74 ، ليقوم Word بتظليل الـ 50 صفحة .
2- من قائمة إدراج ثم إشارة مرجعية ، ضع اسماً للإشارة المرجعية ، مثلاً الفصل_الثاني ، ثم انقر زر إضافة . ثم حرر الصفحات من التظليل بضغط مفتاح السهم لأعلى .
3- ضع حقل الفهرس في الصفحة رقم 24 هكذا :
¶{ XE "الفصل الثاني الغزوات" \f a \r "الفصل_الثاني"}.
والنتيجة :
الفصل الثاني الغزوات ..................................................... 24-74
ملاحظة : لتغيير الفاصل بين نطاق الصفحات (-) ، راجع المفتاح \g في مفاتيح Index في الصفحة (134).
\t:
تحديد كلمة تظهر بدلاً من رقم الصفحة .
¶{ XE " بسم الله الرحمن الرحيم" \f a \t "آية"}.
والنتيجة :
بسم الله الرحمن الرحيم ..................................................... آية
* خيارات حقل تجميع الفهارس :
أيضاً عند إنشاء حقل Index لتجميع الإدخالات ، لم نلق النظر إلا على المفتاح \f ، والآن جاء دور باقي المفاتيح لنلق نظرة عليها ، علماً بأن بعضها ضروري لإخراج المستند بالشكل المرضي .
\e :
لوضع الفاصل بين إدخالات الفهرس ورقم الصفحة .
¶{ Index \e "" \f a }.
اضغط مفتاح Tab بين علامتي الاقتباس المزدوجة ، ليظهر السهم أو نقاط فيما بينها .
والنتيجة :
سيقوم Word بوضع نقاط فيما بين إدخالات الفهرس ورقم الصفحة كما رأيت في كل ما سبق وفيما سيأتي من الأمثلة .
\b :
إنشاء فهرس يعتمد على منطقة محددة من المستند ، كأن يكون مقطعاً محدداً لمستند يحتوي على عدة مقاطع ، وتريد أن يكون الفهرس في نهاية كل مقطع بما هو داخل المقطع من الإدخالات فقط :
1- أنشيء إشارة مرجعية للمنطقة أو المقطع ، كما مر معك عند المفتاح \r في الخطوتين 1 و 2 في الصفحة رقم (128) .
2- انتقل إلى موقع الفهرس ثم ضع الحقل التالي :
¶{ Index \f a \b "الفصل_الثاني"}.
والنتيجة :
سيقوم Word بتجميع الإدخالات التي تقع ضمن منطقة الإشارة المرجعية فقط ، ويتجاهل ما عداها من الإدخالات .
\c :
تجميع الإدخالات في عدة أعمدة ، يسمح Word بأربعة أعمدة كحد أقصى في الصفحة .
¶{ Index \f a \c "3"}.
والنتيجة :
الفصل الأول ........ 15 الفصل الثاني ..... 50 الفصل الثالث ........ 80
الفصل الرابع .....90 الفصل الخامس ..... 110 الفصل السادس .... 150
ملاحظة : يقوم Word بترتيب الفهارس حسب حروف المعجم ، مما يجعل الفصول تتقدم وتتأخر ، فيأتي الفصل الرابع بعد الفصل الخامس ، لأن الخاء قبل الراء ، لذا ضع رقماً قبل الفصل ليكون الترتيب صحيحاً ، مثلاً ( 1 الفصل الأول ، 2 الفصل الثاني ، 3 الفصل الثالث ، وهكذا مع بقية الفصول ) فيقوم Word بالترتيب حسب الأرقام ، افعل ذلك مع الباب ومع المبحث .
\d :
يأتي مع المفتاح \s ، لوضع رمز أو نص بين رقم الصفحة والتسلسل :
¶{ Index \s "***" \d "***" \f a }.
والنتيجة :
بسم الله الرحمن الرحيم ..................................................... ***1
\g :
لتغيير الرمز الفاصل بين نطاق الصفحات ، افتراضياً فإن Word سيضع الشّرطة كفاصل (-) ، استخدم هذا المفتاح فيما لو أردت تغيير الفاصل بما يناسبك .
¶{ Index \g"***" \f a }.
والنتيجة :
الفصل الثاني الغزوات ..................................................... 24 *** 74
\h " " :
إدراج سطر فارغ بين إدخالات كل صفحة ، فبعد أن ينتهي Word من إدخالات صفحة رقم 2 يضع سطراً فارغاً ثم يضع إدخالات صفحة رقم 3 وهكذا .
¶{ Index \h " " \f a }.
والنتيجة :
سماء ........................................ 1
سمسم ........................................ 1
قمر ........................................ 2
قطر ........................................ 2
ليل ........................................ 3
\h "A" : تجميع الإدخالات على حروف المعجم كل حرف على حدة ، ووضع الحرف كعنوان .
¶{ Index \h "A" \f a }.
والنتيجة :
س
سماء ........................................ 1
سمسم ........................................ 1
ق
قمر ........................................ 2
قطر ........................................ 2
ل
ليل ........................................ 3
هذه هي أهم المفاتيح .
إنشاء إدخال جدول المحتويات (فهرسة المواضيع) :
1- نفذ الخطوات الخمس الأولى كما في الفهرسة XE ، كما مر في صفحة رقم (128) أو قم بنسخها ، واستبدل XE بـ TC ، ليصبح الحقل هكذا :
¶{ TC " الفصل الأول" \f A }
2- انسخ الحقل ، أو اعمل له اختصاراً ، ثم قف عند كل باب ، أو فصل ، أو مبحث ، أو عنوان وضع الحقل مع تغيير النص بالمناسب .
3- أيضاً إذا كان لديك عدة جداول محتويات أخرى (فهرسة المواضيع) ، فقم بتغيير الحرف A إلى أي حرف تشاء لجدول المواضيع الآخر ، تماماً كما فعلنا مع الفهرسة XE .
تجميع فهرس محتويات :
1- انتقل إلى الموضع الذي تريد تكوين جدول محتويات عنده ، عادة يكون في أول المستند أو في آخره ، كما يمكنك وضعه في نهاية المقطع .
2- نفذ الخطوات السابقة في XE من 1 إلى 5 فقط ، أو قم بنسخ الحقلIndex ، واستبدله بـ TOC، ليصبح الحقل هكذا :
¶{ TOC \f A }
3- اضغط مفتاح F9 لرؤية النتيجة .
* الفهارس الفرعية :
أحياناً يكون هناك فهرس رئيسي وتحته فهارس فرعية ، على شكل هرم ، مثال على ذلك ، يحتوي الكتاب على عدة أبواب ، والأبواب على عدة فصول ، والفصول على عدة مباحث ، وتريدها أن تكون على شكل هرم ، ليظهر الفهرس هكذا :
الباب الأول
الفصل الأول
المبحث الأول ......................................................... 20
المبحث الثاني ........................................................ 33
الفصل الثاني
المبحث الأول ......................................................... 40
المبحث الثاني ........................................................ 50
الباب الثاني
الفصل الأول
المبحث الأول ......................................................... 61
إليك الطريقة :
في نَصِّ الإدخال ، ضع بين الباب والفصل نقطتين رأسيتين ( : )، وبين الفصل والمبحث أيضاً ، ليبدو الحقل هكذا :
¶{ XE " الباب الأول : الفصل الأول : المبحث الأول" \f A }
¶{ XE " الباب الأول : الفصل الأول : المبحث الثاني" \f A }
¶{ XE " الباب الأول : الفصل الثاني : المبحث الأول" \f A }
¶{ XE " الباب الأول : الفصل الثاني : المبحث الثاني" \f A }
¶{ XE " الباب الثاني : الفصل الأول : المبحث الأول" \f A }
وستكون النتيجة كما رأيت في المثال .
ملاحظة : النقطتان الرأسيتان في داخل نص الإدخال تعني أن ما بعدها فهرساً فرعياً لما قبلها ، أما إذا أردت أن تكون النقطتان الرأسيتان من ضمن إدخال الفهرسة ، فضع علامة \ قبل النقطتين ، سيفهم Word أن النقطتين لا تعني فهرساً فرعياً ، وسيجعلها مع الإدخال ، هكذا : ¶{ XE " الباب الأول \: : الفصل الأول \: : المبحث الأول" \f A }
والنتيجة :
الباب الأول :
الفصل الأول :
المبحث الأول ......................................................... 20
ملاحظة : تذكّر ، النقاط جاءت من المفتاح \e كما مر معك ، ولم نضعه هنا من أجل توضيح النقطة التي نتحدث عنها فقط ، لذا إذا أردت أن تظهر كما ترى الآن فلابد من وضعه .
* فهرسة الصور (التسمية التوضيحية) :
في فهرسة الصور ، لا بد من تسميتها قبل أن تتمكن من فهرستها ، وإليك الطريقة : انقر على الصورة بزر الفأرة الأيمن واختر تسمية توضيحية ، لينبثق لك نافذة تسمية توضيحية بالخيارات التالية :
التسمية : اختر اسماً مناسباً للصور التي تنتمي لفئة معينة من أجل ترقيمها وفهرستها .
الموضع : موضع اسم الصورة ، ويأخذ أحد الموقعين أسفل الصورة أو أعلاها .
زر تسمية جديدة : يتيح لك تسمية الصورة باسم مناسب .
زر حذف تسمية : يتيح لك حذف التسمية المحددة من القائمة تسمية .
ملاحظة : لا يمكنك Word من حذف التسميات المبيتة مسبقاً ، فعند تحديدها يتم تعطيل زر الحذف .
زر ترقيم : يحتِّم Word أن يكون للصورة رقم يميزها عن غيرها من الصور ، فلو اخترت مثلاً تسمية (شكل) لعشرين صورة واخترت الترقيم (3،2،1) ، سيكون للصورة الأولى التسمية (شكل1) وللثانية (شكل2) ... وهكذا . لذا اختر شكل الترقيم الذي تريد .
ملاحظة : إذا كان مستند Word يحتوي على عدة تسميات ، فتأكد من اختيار التسمية المناسبة للصورة من قائمة التسمية لكي تتسلسل الأرقام دونما خطأ .
ملاحظة : بإمكانك إعطاء كل صورة اسماً واضحاً بدلأ من اسم مبهم كـ(شكل1) فتكون صور الخرائط باسم (الخرائط) .
خانة اختيار تضمين رقم الفصل :
لتضمين رقم الفصل الذي به الصورة مع رقم تسلسل الصورة ، تشاهد في بعض الكتب تحت الصورة أرقاماً مكتوبة هكذا (شكل 1-1) ، ومعناها شكل رقم 1 في فصل رقم 1 ، وعند الصورة التي تليها (شكل 2-1) أي شكل رقم 2 في فصل 1، وعند الثالثة (شكل 3-1) أي شكل رقم 3 في فصل 1 ، ثم في الفصل الثاني يتغير الرقم 1 إلى رقم 2 ، ويبدأ هكذا (1-2) ، (2-2) ، (3-2) .
الطريقة :
1- ضع تعداد رقمي يعتمد على أحد الأنماط القياسية (المستويات) مستوى1 إلى مستوى9 ، لنقل أنك اخترت المستوى2 .
ملاحظة : إذا لم تجد تعداداً رقمياً جاهزاً على أحد المستويات ، قم بإنشاء فقرة على أحد المستويات ثم ضع بداخلها تعداداً رقمياً .
2- قم بتفعيل الخيار تضمين رقم الفصل .
3- اختر المستوى2 (Heading2) ، من قائمة الفصل يبدأ بالنمط .
ستحمل جميع الصور بعد الرقم 1 من التعداد رقم الفصل 1 ، أي (1-1) ، (2-1) ، إلى أن يأتي الرقم 2 من التعداد ، لتكون الصور بعدها تحمل الفصل رقم 2 ، أي (1-2) ، (2-2) .
تجميع فهرسة الصور :
من قائمة إدراج ثم فهرسة وجداول ثم جدول الرسوم التوضيحية
من قائمة تسمية توضيحية اختر التسمية التي تريد فهرستها ، ليقوم Word بانتقائها لوحدها ، وهكذا مع كل فئة لوحدها .
تكرار إدخال فهرس موجود في صفحات كثيرة ومتفرقة :
لو افترضنا أن مستندك يحتوي على كلمة (الوصايا) ، وتكررت مائة مرة في مواضع متفرقة من مستندك ، وتريد أن تعرف هذه الصفحات ، إليك الطريقة :
1- ظلل الكلمة ثم اضغط المفاتيح Alt+Shift+X سيقوم Word بإدراج الكلمة كإدخال في نافذة وضع علامة لإدخال الفهرسة .
2- انقر زر وضع علامة للكل . سيقوم Word بوضع علامة فهرسة في كل صفحة وردت فيها كلمة الإدخال .
ملاحظة : إذا كان فهرس الإدخال في صفحة واحدة سيكتفي Word بذكر رقم الصفحة مرة واحدة ، فلو فرضنا أن كلمة (الوصايا) موجودة في صفحة واحدة عدة مرات ، سيكون الناتج في الفهرس هكذا :
الوصايا ........................................ 1
ملاحظة : إما إذا كانت في عدة صفحات ، فإن Word سيسرد أرقام الصفحات مفصولة بعلامة ترقيم فاصلة (،) هكذا :
السماء ........................................ 1 ، 2 ، 5 ، 14 ، 20
منقول عن http://www.alsaha.com/sahat/5/topics/236853