الحواشي... شرح حد الممل-أحمد الحربي
مرسل: الأربعاء 16 جمادى الأولى 1432هـ (20-4-2011م) 11:33 pm
الحواشي في Word .. شرح حد الملل
الفرق بين الحواشي السفلية والتعليقات الختامية :
تختلف الحواشي عن التعليقات في أمرين فقط :
في الموضع :
الحواشي السفلية تتوضع في الصفحة ، ولها موضعان (أسفل الصفحة ، وأسفل النص) .
التعليقات الختامية تتوضع في المستند بعامة ، ولها موضعان (نهاية المستند ، نهاية المقطع).
في الترقيم :
الحواشي السفلية لها ثلاثة حالات (متواصل ، جديد لكل صفحة ، جديد لكل مقطع) .
التعليقات الختامية لها حالتان فقط (متواصل ، جديد لكل مقطع) .
غير هذين الأمرين ، فإنهما يتفقان في كل شيء ، فالكلام عن الحاشية هو عين الكلام عن التعليق الختامي .
إدراج حاشية :
من قائمة إدراج ¹حواشي سفلية ، بطريقة أسرع اضغط المفاتيح التالية (Alt ¹حرف الألف ¹حرف التاء المربوطة) كلمح البصر ، ثم اختر حواشي سفلية .
إدراج تعليق ختامي :
من قائمة إدراج ¹حواشي سفلية ¹تعليق ختامي .
أفضل طرق العرض للتعامل مع الحواشي السفلية والتعليقات الختامية :
أفضل طريقة من طرق العرض في تحرير الحواشي والتعليقات وكتابتها هي طريقة العرض العادي ، لأن هذا العرض يتيح لك رؤية جميع الحواشي والتعليقات دفعة واحدة وكأنها في صفحة واحدة فيمكنك تنسيقها بسهولة ، كما أنه يجمع بين المتن والحاشية جنباً إلى جنب ، أيضاً يمكنك تحرير الفواصل والمتابعات من خلاله فقط .
طريقة العرض العادي : من قائمة عرض ¹عادي ، وبطريقة أسرع اضغط المفاتيح التالية : Ctrl+Alt+N .
مع أنه بالإمكان من خلال العرض تخطيط الطباعة رؤية الحواشي والتعليقات وإدخالهما ، ولكن هذا العرض يصلح للنظرة الأخيرة على المستند كما مر معك ، بالإضافة إلى أنه لا يمكنك الوصول إلى الفواصل والمتابعات من خلاله .
الوضع الافتراضي للحاشية :
موضع الحاشية : أسفل الصفحة .
تنسيق الأرقام : أرقام .
بدء الترقيم : 1
ترقيم : متواصل
نافذة خيارات الحواشي السفلية(الملاحظات) :
من نافذة حواشي سفلية ¹خيارات ¹كافة الحواشي السفلية .
مواضع الحواشي :
أسفل الصفحة : الحاشية تلتزم موضع أسفل الصفحة ، معنى هذا أنه لو احتوت الصفحة على سطر واحد سيترك word فراغاً كبيراً بين المتن والحاشية .
ينتهج word في الحواشي البدء تصاعدياً من الأسفل إلى الأعلى ، إلى أن يلتقي المتن بالحاشية فيتوقف ليكمل في الصفحة التالية .
أسفل النص : الحاشية تلتصق بالمتن ، معنى هذا أنه لو احتوت الصفحة على سطر واحد ، فلن يترك word فراغاً بين المتن والحاشية .
مواضع التعليقات :
نهاية المقطع : التعليق الختامي يكون مجموعاً في نهاية المقطع ، فيما لو كان لديك أكثر من مقطع فسيحتوي نهاية كل مقطع على التعليقات الختامية الموجودة بداخله ، افتراضياً يحتوي المستند على مقطع واحد ، إذن ستكون التعليقات في آخر المقطع أي آخر المستند .
نهاية المستند :التعليق الختامي يكون مجموعاً في نهاية المستند ، بغض النظر عن وجود أكثر من مقطع في المستند .
لتغيير الموضع من أسفل الصفحة إلى أسفل النص ، بعد نقر زر خيارات اختر من قائمة الموضع ، أسفل النص ¹موافق ¹إغلاق ، سيقوم word بتغيير الموضع كما اخترت .
تنسيق الأرقام :
1،2،3 : البدء برقم 1 وتزيد في كل مرة رقماً واحداً تصاعدياً .
ا.ب.ت : البدء بالحروف الهجائية العربية من الألف إلى الياء غير ترتيب أبجد هوز ، أي ا ب ت ث ج ح خ د ذ ر ... الخ .
ا.ب.ج : البدء بالحروف الهجائية العربية من الألف إلى الياء وفق ترتيب أبجد هوز ، أي ( ا ب ج د هـ و ز ح ط ي ك ل م ن ... الخ )
a,b,c : البدء بالحروف الصغيرة باللغة الإنجليزية .
A,B,C : البدء بالحروف الكبيرة باللغة الإنجليزية .
i,ii,iii : الحاشية تبدأ بالحروف الصغيرة الرومانية .
I,II,III : البدء بالحروف الكبيرة الرومانية .
الرموز : اعتماد تنسيق الرموز .
بإمكانك اختيار تنسيق مخصص لحاشية بمفردها لتمييزها عن بقية الحواشي انقر زر رمز ، ثم اختر الرمز ، ثم العودة إلى تنسيق الحواشي السابقة .
بدء الترقيم : بإمكانك البدء بأي رقم أو حرف تريد ، فسيقوم word بالبناء عليه تصاعدياً .
ترقيم : كيفية الترقيم بالنسبة للصفحات والمقاطع :
متواصل : الحاشية من أول المستند إلى آخره ، أو من أول المقطع إلى آخره ، ستكون أرقاماً متسلسلة ، يعني هذا ، أنه لو احتوى المستند على 300 حاشية ، فستكون أرقام الحواشي في الصفحة التالية مكملة للأرقام في الصفحة الأولى ، حتى يصل إلى الرقم 300 .
جديد لكل مقطع : الحاشية في المقطع التالي لا تأخذ وضع التسلسل من المقطع السابق ، يعني أن الحاشية في المقطع الثاني ستبدأ برقم 1 مثلاً .
جديد لكل صفحة : الحاشية في الصفحة التالية لا تأخذ وضع التسلسل في الصفحة التالية ، يعني أن الحاشية في الصفحة الثانية ستبدأ برقم 1 مثلاً .
للتنقل بين المتن والحاشية في عرض العرض العادي : اضغط مفتاح F6 للقفز بينهما (قفز مظلي رائع وأنت في منـزلك) .
أنماط الحواشي السفلية :
لدينا نمطان للحواشي :
النمط الأول نمط : Footnote Text : وهو يختص بنص الحاشية .
قم بتخصيص هذا النمط لما يوافق متطلباتك ، مثلاً :
التحكم في الأسطر الناقصة : أنصحك بإزالته هو وأبناء عمه الذين جمعهم بيت واحد فواصل صفحات وأسطر لتتحكم في المستند بشكل أكبر .
المسافة بين الحاشية والحاشية(فقرات) .
المسافة بين الأسطر(الأسطر) ، نوع الخط ، لون الخط ... الخ .
التنسيق في الحاشية كما التنسيق في المتن لا فرق في هذا الخصوص .
التحكم في الأسطر الناقصة والوحيدة وأثره على المتن والحاشية :
هذا يؤثر كثيراً في المتن وفي الحاشية من جهة استغلال المساحات ، فهناك أربع حالات لهذه الخاصية لكل منها خواص :
المتن صح والحاشية صح .
المتن صح والحاشية خطأ .
المتن خطأ والحاشية خطأ .
المتن خطأ والحاشية صح.
قم بالتجارب بنفسك على الحالات الأربع لترى الفروق بينها ، لتقع على المناسب لمهامك الحالية ، غير أنها تتفق في شيء واحد وهو عند ضغط Enter في المتن قبل الفقرة الأخيرة فإن الحاشية ستُطرد إلى الصفحة التالية (حكم القوي على الضعيف) ، بينما لن يؤثر ذلك في مساحة المتن فيما لو تم ضغط Enter في الحاشية .
النمط الثاني هو نمط : Footnote Reference : ويختص برقم الحاشية ، في المتن وفي الحاشية .
افتراضياً معين إلى مرتفع إذا لم يعجبك هذا قم بتخصيصه كما تشاء ، لاحظ أنه لا يتاح لك إلا تغيير الخط إذ لا علاقة له بالفقرات .
من قائمة تنسيق ¹نمط ثم من قائمة الأنماط اختر النمط Footnote Text أو النمط Footnote Reference ، ثم انقر زر تعديل ، لإجراء التعديلات ، هنا إذا أردت أن يسري التعديل على هذا النمط في كل مستند تفتحه بعد ذلك ضع علامةaعلى إضافة إلى القالب ، وإن أردته لهذا المستند فقط فأزل العلامة .
أنماط التعليقات الختامية :
النمط الأول هو نمط Endnote Text : وهو يختص بنص التعليقات .
النمط الثاني هو نمط : Endnote Reference : ويختص برقم التعليقات الختامية ، في المتن وفي التعليق
الفواصل مع الحواشي السفلية :
ونعني بها الفاصل بين المتن والحاشية ، والمتن والتعليق الختامي ، ولدينا فاصلان للحواشي : هذان الفاصلان لا يمكن تحريرهما وتخصيصهما إلا من خلال العرض العادي كما مر آنفاً .
فاصل الحواشي السفلية :
يعني الخط الفاصل بين الحاشية والمتن في حال انتهاء الحواشي في الصفحة نفسها ، أو فاصل الصفحة الأولى في حال امتدادها إلى الصفحة التالية .
من العرض العادي أظهر الحواشي ثم من قائمة الحواشي السفلية ، اختر فاصل الحواشي السفلية .
فاصل متابعة الحواشي السفلية :
يعني الخط الفاصل في الصفحة التالية لحاشية ممتدة إليها من الصفحة الأولى .
من العرض العادي ، أظهر الحواشي ، ثم من قائمة الحواشي السفلية اختر فاصل متابعة الحواشي السفلية .
افتراضياً : فاصل الحواشي خط بعرض 5سم ، وفاصل متابعة الحواشي السفلية خط بعرض الصفحة .
طبعاً بإمكانك تخصيصهما كما تشاء ، بإمكانك تطبيق بعض الأفكار التي تحضرني الآن :
فاصل الحواشي السفلية : (خط سميك ، محاذاة إلى اليمين ) وفاصل متابعة الحواشي السفلية (خط رفيع إلى اليسار) .
فاصل الحواشي السفلية : (خط سميك ، إلى اليمين ) وفاصل متابعة الحواشي السفلية (خط متقطع (._._.) إلى اليمين ) .
فاصل الحواشي السفلية : (خط سميك ، إلى اليمين ) وفاصل متابعة الحواشي السفلية (علامة يساوي مزدوجة (= =) أو رمز أسهم أو ما تشاء من الرموز ) .
إعلام بمتابعة الحواشي السفلية :
هذه علامة تضعها في الصفحة الأولى لحاشية ممتدة ، لتنبه القارئ إلى أن الحاشية لم تنته بعد ، وأن لها تكملة في الصفحة التالية . أيضاً بإمكانك تخصيصها بما يناسبك ، كأن تجعلها عبارة عن أسهم تدل على التتابع أو كلمة (يتبع) ... الخ .
من العرض العادي أظهر الحواشي ثم من قائمة الحواشي السفلية اختر إعلام بمتابعة الحواشي السفلية .
حين تمتد الحاشية إلى الصفحة التالية من اللائق وضع فاصل بيدوي بعد نهاية الحاشية الممتدة لإعلام القارئ بأن ما بعده هو حاشية الصفحة الحالية .
زر إعادة التعيين :
يلغي جميع التعديلات التي قمت بها على الفواصل والمتابعة ويعيدها إلى الافتراضيات الأصلية ، قم بضغطه عند كل فاصل ليظهر تأثيره عليه .
الفواصل مع التعليقات الختامية :
العمل مع الفواصل في التعليقات الختامية كما العمل مع الحواشي السفلية ، ما يتغير هو الأسماء ، ستكون كلمتا التعليقات الختامية عوضا ًعن الحواشي السفلية .
لعرض جميع الحواشي السفلية اختر كافة الحواشي السفلية من القائمة .
لعرض جميع التعليقات الختامية اختر كافة التعليقات الختامية من القائمة .
بإمكانك تضييق المسافة بين الفواصل والمتن من خلال تنسيق فقرة ، فعند تباعد الاسطر باختيار تام ثم وضع قيمة دنيا عند بقدر ، أو توسيعها إذا أردت بوضع قيمة كبرى عند بقدر .
تغيير تنسيق الأرقام من تنسيق إلى آخر بعد إدراج الحواشي أو التعليق :
لنفترض أنك قمت بإدراج 300 حاشية على تنسيق (ا،ب،ج) وأردت تحويلها إلى تنسيق أرقام (1.2.3) فإليك الطريقة : بعد ضغط زر خيارات في نافذة حواشي سفلية اختر تنسيق الأرقام المطلوب ثم انقر موافق ثم إغلاق ، سيقوم word بتحويل كل الحواشي إلى التنسيق الجديد .
نسخ حاشية أو تعليق :
إذا أردت نسخ حاشية/تعليق فقم بنسخ الرقم الذي في المتن فقط ، سيقوم word بنسخ نص الحاشية/التعليق التابع له ، ثم ألصقه حيث تريد .
حذف حاشية :
إذا أردت حذف حاشية فقم بحذف الرقم الذي في المتن فقط ، سيقوم word بحذف الحاشية والنص التابع له .
إذا حذفت النص من الحاشية سيبقى الرقم في المتن وحيداً بلا معنى إلى آن تحذفه ، وتبقى مسافة سطر في الحاشية ويسبب لك مشاكل وإرباكات أنت في غنى عنها .
حذف سطر من الحاشية :
إذا أردت حذف سطر في الحاشية ، سواء نشأ هذا السطر بضغط Enter ، أو بحذف سيء للحاشية من داخلها ، أو بأي سبب آخر ، مما يشوه المستند ، فانتقل إلى آخر السطر الذي قبله واضغط مفتاح Delete .
لا يمكن تظليل السطر ثم حذفه ، إذا فعلت ذلك ستخرج لك رسالة خطأ عند حذف حاشية ، أو لصق حاشية ، أو إدراج حاشية جديدة يقوم word بإعادة الترقيم تلقائياً ليتناسب مع التسلسل .
الانتقال إلى نص الحاشية :
انقر نقراً مزدوجاً على رقم الحاشية في المتن لتنتقل سريعاً إلى نصها في الحاشية .
الانتقال بين صفحات الحواشي في عرض تخطيط الطباعة :
لنفترض أنك في حاشية الصفحة رقم 5 وتريد الانتقال مباشرة إلى حاشية رقم 6 دون المرور على المتن ، إذن :
اذهب إلى ما بعد آخر حرف من آخر سطر في حاشية الصفحة رقم 5 واضغط مفتاح السهم يسار .
حالة أخرى ، لنفترض أنك في حاشية الصفحة رقم 5 وتريد الانتقال مباشرة إلى حاشية رقم 4 دون المرور على المتن ، إذن :
اذهب إلى ما قبل أول حرف من أول سطر في حاشية الصفحة رقم 5 واضغط مفتاح السهم يمين .
رؤية نصوص الحواشي من المتن :
ضع الفأرة على الرقم في المتن ، سينبثق تلميح يعرض النص المرتبط به في الحاشية .
تحويل الحواشي إلى تعليقات ، أو التعليقات إلى حواشي :
من قائمة إدراج ¹ حواشي سفلية ¹ خيارات ¹ تحويل ، لترى لديك الخيارات التالية :
تحويل كافة الحواشي السفلية إلى تعليقات ختامية : لتحويل الحاشية إلى تعليق ختامي .
تحويل كافة التعليقات الختامية إلى الحواشي السفلية : لتحويل التعليق الختامي إلى حاشية .
مبادلة الحواشي السفلية والتعليقات الختامية : لتحويل الحاشية إلى تعليق ختامي ، والتعليق الختامي إلى حاشية تبادلياً في ضربة واحدة .
هذه الخيارات الثلاث تكون مفعلة جميعاً إذا احتوى المستند على النوعين جميعاً .
إذا لم تكن لديك إلا حواش سفلية فقط ، سيفعل Word الخيار تحويل كافة الحواشي السفلية إلى تعليقات ختامية ، وكذلك العكس فيما لو كان لديك فقط تعليقات ختامية فقط ، سيفعل Word الخيار تحويل كافة التعليقات الختامية إلى حواشي سفلية .
تكرار رقم الحاشية في المتن لغرض ما :
مثلاً ، كنتُ أكتب لأحد الإخوة بحثاً للماجستير في غزوات النبي صلى الله عليه وسلم ، فجاءت عدة أماكن ، (أحد ، الخندق ، حنين ، بني المصطلق ، خيبر) فأراد الأخ أن تكون كل هذه الأماكن برقم واحد في المتن والحاشية ويكتب في الحاشية ( سيأتي تعريفها قريباً) ، فيريد أن تبدوا كالتالي (أحد(6)، الخندق(6) ، حنين(6) ، بني المصطلق(6) ، خيبر(6) ... الخ ) فما العمل في مثل هذا ؟ (إذا أردت عملها يدوياً بأن تكتب الرقم عند كل اسم فستحدث مشكلة إن تغير رقم الحاشية من 6 إلى 7 لأن الأسماء الباقية ستبقى تحمل الرقم 6 ، لذا تذكّر أن word يقوم بالعمل أفضل منك ، فحاول أن تجعل word يقوم بها نيابة عنك فهو أقدر وأوثق) .
الحل : نستخدم الإسنادات الترافقية لتشير إلى رقم الحاشية الأول ، في المثال السابق حَمل اسم (أحد) رقم حاشية (6) ، إذن :
ضع مؤشر الإدخال عند كلمة (الخندق) .
من قائمة إدراج اختر إسنادات ترافقية .
من قائمة نوع المرجع في نافذة إسناد ترافقي اختر حاشية سفلية .
من قائمة إدراج المرجع إلى اختر رقم الحاشية السفلية .
من قائمة لأي حاشية سفلية اختر الرقم 6 ثم انقر زر إدراج .
انتقل إلى الأسماء الأخرى وافعل معها كذلك ( بإمكانك إبقاء نافذة إسناد ترافقي كما هي والانتقال إلى الأسماء وإدراج الرقم) أو بطريقة أخرى ظلل رقم الإسناد الترافقي ثم انسخه وألصقه عند كل واحدة .
فيما لو تغير رقم الحاشية فيما بعد من 6 إلى 7 ، ما عليك إلا أن تظلل المستند بالكامل ثم تضغط F9 ، أو تقوم بإغلاق المستند ثم فتحه مرة أخرى ، ليقوم word بتحديث أرقام الإسنادات الترافقية إلى نفس رقم الحاشية وهو هنا 7 .
(تقدم تخريجه في ص()) :
استخدم نفس الإسنادات الترافقية لعمل ذلك ، لكن قبل ذلك يستحسن إدراج إشارة مرجعية للموضوع الذي سنشير إليه ليكون الإسناد الترافقي إلى الإشارة المرجعية .
للمحترفين :
لنفرض أنك قمت بإدراج 500 حاشية ، ولكنك نسيت أن تجعل الرقم في المتن بين قوسين مرتفعين ، هذه مشكلة كبيرة ، لذلك فقد قمتُ بعمل الكود التالي ليقوم بالمرور على جميع الحواشي ويضعهما بين قوسين في تنسيق مرتفع ويغير لون الرقم إلى الأزرق :
كود: تحديد الكل
Dim i As Long
Selection.HomeKey Unit:=wdStory
For i = 1 To ActiveDocument.Footnotes.Count
Selection.Find.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = "^f"
.Replacement.Text =""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
End With
With Selection
.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
.Font.Superscript = True
.Font.Subscript = False
.TypeText Text:="("
.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
.Font.Superscript = True
.Font.Subscript = False
.TypeText Text:=")"
.Font.Superscript = True
.Font.Subscript = False
End With
Selection.Find.Execute
Selection.Font.Color = wdColorRed
Next
الكود التالي خطر ممنوع الاقتراب لا تجربه على مستند مهم ، جربه أولاً على مستند تجريبي لتر النتيجة ، يقوم هذا الكود بحذف جميع الحواشي في المستند ، فيما لو احتجت إلى حذفها . (بهذا التحذير أخلي مسؤوليتي عن الأضرار الناتجة عنه)
كود: تحديد الكل
Selection.HomeKey Unit:=wdStory
For i = 1 To ActiveDocument.Footnotes.Count
Selection.Find.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = "^f"
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
End With
With Selection
.Delete
End With
Selection.Find.Execute
Selection.Font.Color = wdColorRed
Next
هذه الطريقة أسهل من الأولى وهي باستخدام مربع حوار استبدال : اضغط Ctrl+H ثم انقر زر أكثر ¹ خاص :
لحذف الحواشي السفلية : اختر علامة حاشية سفلية ، ليقوم Word بإدراج علامة الحاشية السفلية هكذا ^f .
لحذف تعليق ختامي : اختر علامة تعليق ختامي . ليقوم Word بإدراج علامة التعليق الختامي هكذا ^e .
في مستطيل استبدال بـ لا تضع شيئاً ، ثم انقر زر استبدال .