قطِّع المستندات الطويلة إلى مقاطع وتحكم فيها كيفما تشاء
" المقاطع "
* تعريفها :
هي تجزئة المستندات الطويلة إلى أجزاء وهْمية في مستند واحد ، معنى هذا أنه يبدو كمستند كبير غير مجزّئ . يتم التعامل مع كل جزء وكأنه مستند منفصل ، فحين تكون داخل أحد المقاطع ، تعاملْ معه وكأنك تتعامل مع مستند منفصل ، وإذا انتقلت إلى مقطع آخر فتعامل معه كأنك فتحت مستنداً آخر غير الأول وهكذا .
* فائدتها :
البقاء على المستند الطويل مجموعاً في مستند واحد دون تجزئته في ملفاتٍ منفصلة .
* ما الذي يمكنك عمله مع المقاطع :
- تغيير إعداد الصفحات من مقطع إلى مقطع .
- تغيير اتجاه الصفحة : كأن يكون مقطع باتجاه أفقي ، وآخر باتجاه عامودي .
- تنويع ترقيم الصفحات : كأن تكون المقدمة بترقيم حروف ( أ ، ب ، ج ) ، والباقي بترقيم أرقام ( 1 ، 2 ، 3 ) .
- تغيير هوامش الصفحة من مقطع إلى مقطع .
- تنويع ترويسات (رأس/تذييل) الصفحة .
* افتراضي المقاطع :
افتراضياً يحتوي المستند على مقطع واحد فقط ، انظر في شريط الحالة في أسفل نافذة Word ستجد كلمة (مقطع 1) .
من خلال هذا الشريط يخبرك Word عن رقم المقطع ، ورقم الصفحة ، ورقم السطر ، ورقم العمود ، ولغة الحرف ، الذي به نقطة الإدراج ، وكذلك عدد صفحات المستند .
* إنشاء مقطع :
من قائمة إدراج ¹ فاصل ، اختر أحد أنواع الفواصل المقطعية التالية :
- الصفحة التالية :
سينشئ Word فاصلاً مقطعياً بصفحة جديدة ، لاحظ أن Word سينقل الأسطر من بعد نقطة الإدراج إلى الصفحة التالية .
- مستمرة :
لن ينشئ Word صفحة جديدة وإنما سيفرض فاصلاً مقطعياً من نقطة الإدراج ويُبقي كل شيء كما هو ، ليبدأ تأثير الفاصل المقطعي من بداية الصفحة التالية .
- صفحة زوجية :
يقوم Word بإنشاء مقطع يكون تأثيره على الصفحات الزوجية منه فقط ( 2 ، 4 ، 6 ، 8 ، 10 ... )
- صفحة فردية :
يقوم Word بإنشاء مقطع يكون تأثيره على الصفحات الفردية منه فقط ( 1 ، 3 ، 7 ، 9 ، 11 ...)
في الصفحات الزوجية والفردية لا بد من انتقاء خيار صفحات زوجية وفردية مختلفة ، من قائمة ملف ¹ إعداد الصفحة ¹ تخطيط ، لكي يمكن التفريق بينهما في رأس وتذييل الصفحة .
* تغيير خصائص المقطع :
إعداد الصفحة (الهوامش ، اتجاه الصفحة ، حجم الورق ، تخطيط) :
1- ضع نقطة الإدراج في أي صفحة من المقطع .
2- من قائمة ملف ¹ إعداد الصفحة ، ثم غير في الإعدادات كما تشاء .
رأس وتذييل الصفحة : الترويسات وترقيم الصفحات :
لابد من الانتقال إلى عرض رأس/تذييل الصفحة بعد وضع نقطة الإدراج في المقطع المطلوب . من قائمة عرض ¹ رأس وتذييل الصفحة ، سينقلك Word إلى رأس وتذييل الصفحة ، ويضعك على رأس الصفحة ، ويصطحب معه شريط أدواته الخاص به :
لإغلاق رأس/تذييل الصفحة والعودة إلى المستند ، انقر زر إغلاق في شريط أدوات رأس وتذييل الصفحة ، أو انقر بالفأرة نقراً مزدوجاً في وسط المستند أي خارج رأس وتذييل الصفحة . شريط أدوات رأس وتذييل الصفحة :
1- إغلاق : لإغلاق رأس وتذييل الصفحة والعودة إلى المستند .
2- إظهار التالي : الانتقال إلى المقطع التالي .
3- إظهار السابق : الانتقال إلى المقطع السابق .
4- تبديل بين رأس وتذييل الصفحة : التنقل ما بين رأس الصفحة وتذييلها .
5- كالسابق : (هذا مهم) ، ويعني هل رأس أو تذييل هذا المقطع يكون تابعاً للمقطع الذي قبله أم لا ؟
6- إظهار/إخفاء نص المستند : كما هو من عنوانه ، يظهر أو يخفي نص المستند .
7- إعداد الصفحة : للانتقال إلى إعداد الصفحة للمقطع الحالي .
8- إدراج الوقت : لإدراج الوقت الحالي .
9- إدراج التاريخ : لإدراج التاريخ الحالي .
10- تنسيق رقم الصفحة : لتغيير تنسيق الأرقام .
11- إدراج عدد الصفحات : إدراج مجموع صفحات المستند .
12- إدراج رقم الصفحة : إدراج رقم الصفحة .
13- إدراج نص تلقائي : إدراج حقول نص تلقائي محددة . النصوص التلقائية في رأس وتذييل الصفحة :
هذه النصوص التلقائية هي عبارة عن حقول مبيتة مسبقاً ، تعطي معلومات عن المستند ، ولا يمكن التعديل عليها ، وما يختص منها برأس وتذييل الصفحة هي :
- صفحة- :
يظهر رقم الصفحة محاطاً بشرطتين هكذا ( - 1 - ) .
- إنشاء من قبل :
إدراج اسم الكاتب ، الاسم موجود في تبويب معلومات المستخدم في نافذة خيارات من قائمة أدوات ، بإمكانك تغييره .
- اسم الملف :
إدراج اسم الملف الحالي .
- اسم الملف والمسار :
إدراج اسم الملف الحالي ومساره .
- الحفظ الأخير بقلم :
إدراج اسم آخر من قام بتحديث المستند ، الاسم موجود في تبويب معلومات مستخدم في نافذة خيارات من قائمة أدوات ، بإمكانك تغييره.
- الطباعة الأخيرة :
إدراج تاريخ/وقت آخر مرة تم فيها طباعة المستند .
الكاتب ، صفحة# ، التاريخ :
إدراج ( اسم الكاتب ، رقم الصفحة ، التاريخ الحالي ) .
- تاريخ الإنشاء :
إدراج تاريخ/وقت إنشاء المستند .
- سري ، صفحة # ، التاريخ :
إدراج ( كلمة " سري " ، رقم الصفحة ، التاريخ الحالي )
- صفحة X من Y :
إدراج رقم الصفحة ورقم مجموع صفحات المستند لتبدو هكذا : 1 من 10 إذا كانت صفحات المستند 10 صفحات . تفيد معلومات النصوص التلقائية هذه في حالات :
— إذا كان يستخدم المستند أكثر من واحد ، مثلاً إذا كان هناك بحث كبير يعمل عليه عدة مدخلين .
— إذا كان يهمك معرفة أخر مرة قمت بتعديل المستند فيها .
— معرفة المسار للوصول إليه بأقرب طريق .
- الزر (كالسابق) :
تستطيع من خلال هذا الزر التحكم في تنويع الترقيم وفي تنويع النص (الكليشة) بين المقاطع ، في رأس وتذييل الصفحة فقط .
هذا الزر عند النقر عليه يقوم بالتبديل بين التفعيل وعدم التفعيل ، ويعني التفعيل هو أن المقطع الحالي سيكون كالمقطع السابق ، ويعني عدم التفعيل أن المقطع الحالي سيكون منفصلاً عن المقطع السابق ، فيكون له ترقيم أو نص يخصه .
يفرق Word بين رأس الصفحة وبين التذييل ، فبإمكانك جعل رأس الصفحة للمقطع الحالي تابعاً للمقطع السابق ، وجعل تذييل الصفحة في نفس المقطع منفصلاً عن المقطع السابق .
- الصفحات الزوجية والفردية :
إذا اخترت هذا الفاصل ، سيقوم Word بالتمييز بين الصفحات الزوجية والفردية في المقطع الواحد ، يسري تأثير هذا الفاصل فقط على رأس وتذييل الصفحة ، أما إعداد الصفحة فلا يتأثر بهذا الفاصل ، فلا يمكن جعل الصفحات الزوجية باتجاه أفقي ، والصفحات الفردية باتجاه عمودي في مقطع واحد .
باستخدام الزر كالسابق ، يمكنك جعل الصفحات الفردية في المقطع الحالي تتبع المقطع السابق في ترقيم الصفحات وفي النص ، بينما تكون الصفحات الزوجية منفصلة ، فبإمكانك لو أردت ، أن تحوي الصفحات الفردية عبارة واحدة في جميع المقاطع مثلاً " بسم الله الرحمن الرحيم " و تتنوع عبارات الصفحات الزوجية من مقطع إلى مقطع حسب عنوان المقطع .
- اعتماد تأثير الصفحات الزوجية والفردية :
من أجل أن يتم التمييز بين الصفحات الفردية والزوجية في رأس وتذييل الصفحات ، قم بوضع علامة للخيار صفحة فردية وزوجية مختلفة : من قائمة ملف ¹ إعداد الصفحة ¹ تخطيط .
- تأثيرات الصفحات الزوجية والفردية :
لها ثلاث تأثيرات كما في القائمة ينطبق على :
- على كامل المستند :
يعم التأثير كافة صفحات المستند بغض النظر عن تعدد المقاطع .
- على المقطع الحالي :
تنحصر التأثيرات على المقطع الحالي فقط .
- من هذه النقطة :
تبدأ التأثيرات من نقطة الإدراج ، وتنتهي عند أول مقطع يليها
* ترقيم الصفحات :
- متابعة ترقيم الصفحات من المقطع السابق :
بعد أن تنتقل إلى عرض رأس وتذييل الصفحة ، انقر زر تنسيق أرقام الصفحات في شريط أدوات رأس وتذييل الصفحة ، ثم انتق الخيار متابعة من المقطع السابق .
إذا أزلت الانتقاء من هذا الخيار ، فإن Word يقوم ببدء ترقيم جديد .
إذا قمت بتفعيل زر كالسابق ، وكان الخيار متابعة من المقطع السابق في حالة غير انتقاء سيقوم Word بانتقائه .
يمكنك تفعيل زر كالسابق ، مع بدأ المقطع بترقيم جديد ، أي غير متابع لترقيم المقطع السابق .
- بدء ترقيم جديد للصفحات :
بعد أن تنتقل إلى عرض رأس وتذييل الصفحة ، انقر زر تنسيق أرقام الصفحات في شريط أدوات رأس وتذييل الصفحة ، ثم ضع في مستطيل بدء الترقيم بـ رقماً ليقوم Word بالبدء به .
- صفحة أولى مختلفة :
يتيح لك Word جعل الصفحة الأولى من المقطع مختلفة عن باقي المقطع ، كأن تكون بلا ترقيم مثلاً . من قائمة ملف ¹ عداد الصفحة ¹ تخطيط ، انتق الخيار صفحة أولى مختلفة .
* نسخ مقطع بخصائصه :
بعد أن تنتقل إلى العرض العادي ، ستجد المقطع بخطين منقطين ، ظلل هذين الخطين ثم انسخهما هذا يريحك من إعداد المقاطع المتشابهة واحداً واحداً .
* حذف مقطع :
بعد أن تنتقل إلى العرض العادي ، ستجد المقطع بخطين منقطين ، ظلل هذين الخطين ثم اضغط مفتاح Delete . مثال لإنشاء مستند يحتوي على عدة مقاطع :
إنشاء مستند مكون من أربعة مقاطع وهي كالتالي :
يحتوي المقطع الأول على الخصائص التالية :
— صفحة أولى مختلفة ، محتوية على حدود الصفحة .
— ترقيم الصفحات بـ ( أ ـ ب ـ ج) في تذييل الصفحة .
— رأس الصفحة خالٍ من أي شيء .
— اتجاه الصفحة عمودي .
يحتوي المقطع الثاني على الخصائص التالية :
— يحتوي رأس الصفحة على عبارة "الوصايا العشرون" .
— ترقيم بـ (1 ـ 2 ـ 3) في تذييل الصفحة .
— صفحة أولى غير مختلفة .
— اتجاه الصفحة عمودي .
يحتوي المقطع الثالث على الخصائص التالية :
— يحتوي رأس الصفحة على عبارة "الفصل الأول" .
— اتجاه الصفحة أفقي .
— الترقيم متابع للمقطع الثاني .
— الهامش (الأيمن 3سم ، الأيسر 3سم) .
يحتوي المقطع الرابع على الخصائص التالية :
— صفحة زوجية مختلفة عن الفردية .
— اتجاه الصفحة عمودي .
— يحتوي رأس الصفحة الزوجية على عبارة "صفحة زوجية" .
— يحتوي رأس الصفحة الفردية على عبارة "صفحة فردية" .
— بلا ترقيم .
الخطوات العملية لإنشاء المثال السابق :
إنشاء المقطع الأول :
1- افتح مستنداً جديداً سترى في شريط الحالة في الأسفل عبارة (مقطع 1) .
2- من قائمة ملف ¹ إعداد الصفحة ¹ تخطيط ، انتق الخيار صفحة أولى مختلفة .
3- من قائمة عرض ¹ رأس وتذييل الصفحة ، اترك رأس الصفحة خالياً ، ثم انزل إلى تذييل الصفحة ، ثم انقر زر إدراج رقم الصفحة في شريط أدوات رأس وتذييل الصفحة ، بطريقة أخرى ، من قائمة إدراج ¹أرقام الصفحات ، قم بإدراج أرقام الصفحات .
4- انقر زر تنسيق في شريط أدوات رأس وتذييل الصفحة ، أو انقر زر تنسيق في الطريقة الأخرى ، ثم اختر (أ . ب . ج ) من قائمة تنسيق الأرقام .
5- من قائمة تنسيق ¹ حدود وتظليل ¹ حدود الصفحة ، اختر الحدود المناسبة ، ثم من قائمة تطبيق على اختر المقطع الحالي ـ الصفحة الأولى فقط .
6- اضغط Ctrl+Enter لإنشاء صفحة جديدة ، ليحتوي المقطع الأول على صفحتين .
إنشاء المقطع الثاني :
1- من قائمة إدراج ¹فاصل ¹الصفحة التالية سترى في شريط الحالة في الأسفل عبارة (مقطع 2) .
2- من قائمة عرض ¹رأس وتذييل الصفحة ، اكتب "الوصايا العشرون" في رأس الصفحة
3- انقر زر كالسابق لإبطال عمله ، ليبدو بشكل غير مضغوط إلى الداخل .
4- كما فعلت مع المقطع الأول ، انتقل إلى تذييل الصفحة ، وأدرج رقم الصفحة ، ثم قم باختيار تنسيق الأرقام (3 . 2 . 1) ، ثم انتق بدء ترقيم بـ وضع رقم 1 .
5- انقر زر كالسابق في قسم تذييل الصفحة ، لإبطال عمله ليبدو بشكل غير مضغوط إلى الداخل .
6- اضغط Ctrl+Enter لإنشاء صفحة جديدة ، ليحتوي المقطع الثاني على صفحتين .
إنشاء المقطع الثالث :
7- من قائمة إدراج ¹فاصل ¹الصفحة التالية ، سترى في شريط الحالة في الأسفل عبارة (مقطع 3) .
8- من قائمة عرض ثم رأس وتذييل الصفحة ، اكتب "الفصل الأول" في رأس الصفحة .
9- انقر زر كالسابق لإبطال عمله ليبدو بشكل غير مضغوط إلى الداخل .
10- كما فعلت مع المقطع السابق ، انتقل إلى تذييل الصفحة ، وأدرج رقم الصفحة ، ثم قم باختيار تنسيق الأرقام (3 . 2 . 1) ، ثم انتق بدء ترقيم بـ وضع رقم 1 .
11- لا تقم بإبطال عمل زر كالسابق ، فهذا الزر لا بد أن يكون مضغوطاً إلى الداخل .
12- من نافذة تنسيق الأرقام انتق الخيار متابعة من المقطع السابق .
13- من قائمة ملف ¹إعداد الصفحة ¹ حجم الورق ، انتق خيار الاتجاه أفقي . ثم انقر تبويب الهوامش وضع في الهامش الأيمن 3سم وفي الهامش الأيسر 3سم .
14- اضغط Ctrl+Enter لإنشاء صفحة جديدة ، ليحتوي المقطع الثالث على صفحتين .
إنشاء المقطع الرابع :
1- من قائمة إدراج ¹ فاصل ¹ صفحة زوجية ، سترى في شريط الحالة في الأسفل عبارة (مقطع 4) .
2- من قائمة ملف ¹ إعداد الصفحة ¹ تخطيط ، انتق الخيار صفحات زوجية وفردية مختلفة .
3- من قائمة عرض ثم رأس وتذييل الصفحة ، اكتب "صفحة زوجية" في رأس الصفحة ، تأكد أنك عند صفحة برقم زوجي .
4- انقر زر كالسابق لإبطال عمله في رأس الصفحة وفي تذييلها أيضاً ، ليبدو بشكل غير مضغوط إلى الداخل .
5- بعد أن تبطل عمل زر كالسابق في تذييل الصفحة قم بحذف رقم الصفحة .
6- انتقل إلى الصفحة الفردية ، وفي رأس الصفحة اكتب "صفحة فردية" .
7- اضغط Ctrl+Enter لإنشاء صفحة جديدة ، ليحتوي المقطع الرابع على صفحتين .
منقول من http://www.alsaha.com/sahat/5/topics/193165
بهذا تم إنشاء المستند بمقاطعه الأربعة المختلفة الخصائص .